Ratgeber: Bewirtungskosten von der Steuer absetzen

Wer Geschäftspartner oder Kunden zum Essen ausführt, kann die Bewirtungskosten von der Steuer absetzen. Das gilt für Arbeitnehmer nicht. Dennoch sollten auch sie die Regeln für die Bewirtung kennen, wenn sie Geschäftspartner ihrer Firma bewirten.

Wer dienstlich Geschäftspartner oder Kunden seines Unternehmens bewirtet, kann die Kosten zu 70 % von der Steuer absetzen. Die Umsatzsteuer können Unternehmen vollständig in der Vorsteuer angeben. Für Arbeitnehmer gilt das grundsätzlich nur in Ausnahmefällen. Beispielsweise wenn ein Arbeitnehmer einen Untergebenen zum Essen einlädt.

Natürlich dürfen auch Arbeitnehmer im Auftrag des Unternehmens Geschäftspartner bewirten. Erstattet der Arbeitgeber die Ausgaben nicht, dann kann der Arbeitnehmer sie zu 70 % in der Einkommensteuererklärung steuerlich absetzen.

Bewirtungskosten laut Gesetz

Damit Bewirtungskosten steuerlich absetzbar sind, müssen sie

• betrieblich veranlasst und
• in der Höhe angemessen sein.

So schreibt es der Gesetzgeber in § 4 Abs. 5, Satz 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) vor. An gleicher Stelle definiert der Gesetzgeber die Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg. Daraus müsse hervorgehen:

• Ort,
• Tag,
• Teilnehmer und
• Anlass der Bewirtung sowie
• Höhe der Aufwendungen.

Beim Geschäftsessen in einer Gaststätte genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Natürlich muss die Rechnung beiliegen. Der Anlass entscheidet darüber, ob Bewirtungskosten überhaupt steuerlich absetzbar sind. Steuerlich relevant sind aus der Sicht des Finanzamtes zwei Anlässe:

1. Betrieblicher Anlass: Eingeladen sind Betriebsangehörige. Die Bewirtungskosten sind zu 100 % als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar, die Umsatzsteuer ebenso.
2. Geschäftlicher Anlass: Eingeladen sind Geschäftspartner oder Kunden. Die Bewirtungskosten sind zu 70 % steuerlich absetzbar, die Umsatzsteuer zu 100 %.

Ist doch prima! So könnte man sagen. Dann könnte ein Unternehmen doch grundsätzlich zum betrieblichen Schlemmen einladen. So einfach macht es das Finanzamt nicht. Ein betrieblicher Anlass ist nur dann ein betrieblicher Anlass, wenn ausschließlich Betriebsangehörige daran teilnehmen. Schon ein einziger Mitesser, der nicht zum Betrieb gehört, macht den betrieblichen Anlass zunichte. Das gilt selbst für Arbeitnehmer eines geschäftlich verbundenen Unternehmens. Es kann sich dann allenfalls um einen geschäftlichen Anlass handeln.

Bewirtungskosten bei gemischten Anlässen

Schwierig wird es auch, wenn Privatpersonen anwesend sind. Wenn ein Kollege die Ehefrau mitbringt, dann kann es sich nicht mehr um ein rein betriebliches oder geschäftliches Ereignis handeln. Die Finanzämter lehnten früher für solche Veranstaltungen die steuerliche Absetzbarkeit ab.

Der Bundesfinanzhof kippte 2009 das Aufteilungsverbot (BFH GrS 1/06). Das Bundesministerium der Finanzen hat 2010 auf den Richterspruch reagiert und die Besteuerung abgewandelt (BMF-Schreiben vom 6. Juli 2010 - IV C 3 - S 2227/07/100003:002): Eine Aufteilung der Aufwendungen kommt nur in Betracht, wenn der Steuerpflichtige die betriebliche oder berufliche Veranlassung im Einzelnen umfassend dargelegt und nachgewiesen hat.

Bestehen gewichtige Zweifel an einer betrieblichen oder beruflichen (Mit)-Veranlassung der Aufwendungen, so kommt für die Aufwendungen schon aus diesem Grund ein Abzug insgesamt nicht in Betracht. Wer also neben Firmenangehörigen auch Ehe- oder Lebenspartner mit einlädt, sollte sich nicht wundern, wenn das Finanzamt besonders hartnäckig nach dem Anlass fragt.

Bewirtungskosten steuerlich absetzen: Fragen und Antworten: 

Was fällt eigentlich unter Bewirtung?
Neben Speisen zählen auch Getränke und Genussmittel zu einer Bewirtung. Ebenso Nebenkosten wie Trinkgelder oder Garderobengebühren. Im Vordergrund muss allerdings der Verzehr stehen.

Zählen die Kekse zum Meeting schon als Bewirtungskosten?
Nein. Solche Aufmerksamkeiten sind als Betriebsausgaben voll steuerlich absetzbar.

Was ist, wenn ich Kunden des Unternehmens ein Essen mit anschließendem Opernbesuch bieten will?
Das Finanzamt wird einen solchen Bewirtungsbeleg nicht anerkennen. Er wird in der Höhe nicht als angemessen betrachtet werden.

Wann ist eine Bewirtung eigentlich angemessen?
Wenn sie dem entspricht, was in der Branche und für ein Unternehmen ähnlicher Größe üblich ist. Außerdem zählt das Verhältnis der Kosten zum voraussichtlichen Geschäftserfolg.

Welche Bedingungen muss eine Restaurantrechnung erfüllen?
Sie muss maschinell erstellt sein durch eine Registrierkasse. Die folgenden Informationen muss eine Restaurantquittung enthalten:

1. Ort der Veranstaltung, 
2. Datum, 
3. Anzahl der Teilnehmer, 
4. Grund für die Bewirtung, 
5. Kosten der Bewirtung, 
6. Unterschrift des Gastgebers

Was ist, wenn die Restaurantquittung nicht alle notwendigen Informationen enthält?
Dann muss der Gastgeber alle fehlenden Angaben auf einem gesonderten Schriftstück notieren. Dieser Zettel muss mit Datum unterschrieben sein. Quittung und Anhang sollten Verweise tragen, dass sie zusammengehören.

Gehören nicht auch Name und Anschrift des Gastgebers auf die Restaurantquittung?
Erst ab einem Rechnungsbetrag über 150 Euro muss der Gastwirt den Namen sowie die Anschrift des Gastgebers und die detaillierte Liste aller verzehrten Speisen auf der Rechnung vermerken. Die Kosten für Bewirtung müssen auf ein separates Konto gebucht werden.

Was ist, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter während einer innerbetrieblichen Fortbildungsveranstaltung verköstigt? Zählt das auch als zusätzlicher Arbeitslohn?
In diesem Fall verliert die Bewirtung der Mitarbeiter ihren Belohnungscharakter. Es fallen keine Lohnsteuern und Sozialabgaben an, selbst wenn die Kosten 50 Euro pro Mitarbeiter übersteigen. Achtung! Der Anlass sollte gut begründet und belegt sein, beispielsweise durch die Tagesordnung eines innerbetrieblichen Seminars. 

(Stand: 2022)

Quelle: Rechnungswese-Portal.de, Hans-Ulrich Lamm: T@x 2007, Buhl, Jost-Steuerberater.de, Handwerkskammer Hamburg, Verlag Dashöfer letzte Änderung W.V.R. am 06.07.2024 Autor(en):  Wolff von Rechenberg

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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