Dienstwagen: Steuerfalle Fahrtenbuch

Wolff von Rechenberg
Darf ein Firmenwagen privat genutzt werden, entsteht ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Das Finanzamt prüft die Privatnutzung von Dienstautos besonders gründlich - besonders das Fahrtenbuch. Unternehmen sollten die steuerlichen Vorgaben genau einhalten, rät der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). Ansonsten drohen Nachzahlungen für Arbeitgeber und Dienstwagenfahrer. 

Das Wichtigste in Kürze
  • Bei Privatnutzung eines Dienstwagens entsteht ein geldwerter Vorteil
  • Mit einem Fahrtenbuch lässt sich dieser geldwerte Vorteil exakt berechnen
  • Bei fehlerhaftem Fahrtenbuch greift das Finanzamt auf die 1 %-Regel zurück

Geldwerter Vorteil schon bei Möglichkeit der privaten Nutzung

Grundsätzlich gilt: Die private Nutzung eines Dienstautos ist als geldwerter Vorteil zu versteuern. Bislang griff die Besteuerung nur in Fällen, in denen die private Nutzung des Fahrzeugs vermutet wurde. Der Bundesfinanzhof hat jüngst in mehreren Urteilen entschieden (z.B. BFH, Az. VI R 39/13), dass die Vermutung einer Privatnutzung dafür nicht mehr erforderlich ist. Ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil kann auch ohne private Nutzung des Dienstwagens entstehen. 

Bei fehlerhaftem Fahrtenbuch greift die 1%-Regel

Für die Berechnung des privaten Nutzungsanteils gibt es zwei Methoden. Der Arbeitnehmer kann pauschal ein Prozent des Brutto-Neulistenpreises pro Monat versteuern (1%-Regel). Alternativ kann der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen, das alle Reisen zeitnah und lückenlos dokumentiert. Diese Methode ist gerade bei wenigen Privatfahrten steuerlich günstiger. Allerdings stellt die Finanzverwaltung hohe Anforderungen an Fahrtenbücher.

So müssen für jede Dienstfahrt fortlaufend
  • das Datum,
  • das Reiseziel,
  • die besuchte Firma oder Person,
  • die gefahrenen Kilometer und
  • der Kilometerstand am Ende des Tages aufgezeichnet werden.

Die Finanzbeamten sehen in der Regel über kleinere Mängel hinweg. Wiederholen sich solche Mängel, erkennen die Finanzbehörden das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß an. Dann erfolgt die Versteuerung im Rahmen der Ein-Prozent-Regelung, was für den Steuerzahler wesentlich teurer ist. Beim Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). 

Fahrtenbuch auch bei Verbot der Privatnutzung

Arbeitgeber und Firmenwagenfahrer können die Steuerpflicht vermeiden. Zunächst muss der Arbeitgeber die Privatnutzung des betrieblichen Pkw im Arbeitsvertrag ausdrücklich verbieten. Doch das Fahrtenbuch bleibt dem Fahrer auch dann nicht erspart: Er muss nachweisen, dass er den Dienstwagen nur für Geschäftsfahrten nutzt. Dies erfordert ein Fahrtenbuch, aus dem alle Strecken und Anlässe eindeutig hervorgehen. Andernfalls mutmaßen die Finanzbehörden, dass das Privatnutzungsverbot nur auf dem Papier existiert, insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern.

Vorsicht bei Anstellungsverträgen von Gesellschafter-Geschäftsführern

Enthält der Anstellungsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers keine Regelung zur Privatnutzung des Dienstwagens, droht ebenfalls Ärger mit den Finanzbehörden. "Fehlt eine entsprechende Nutzungsvereinbarung, gehen die Finanzbehörden von einer verdeckten Gewinnausschüttung aus", warnt BVBC-Präsidentin Christel Fries. "Erstreckt sich der Prüfungszeitraum über mehrere Jahre, drohen ganz erhebliche Nachforderungen." Schon bei Abschluss von Dienstverträgen ist erhöhte Vorsicht geboten. Veraltete Musterklauseln zum Dienstwagen sind dringend zu überarbeiten. Neue Regelungen sollten rechtliche und steuerliche Gesichtspunkte berücksichtigen, um lästige Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Weiterhin ist darauf zu achten, die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers klar zu definieren. Dies ist maßgeblich für die Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Arbeitgeber sollten die von ihren Arbeitnehmern geführten Fahrtenbücher regelmäßig auf Plausibilität prüfen, empfiehlt der Berufsverband der Rechnungswesen-Profis. So ließen sich viele Fehler erkennen. Das verringert die Gefahr hoher Steuernachforderungen. Zudem sollten Arbeitnehmer die Versteuerung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte prüfen. Wird die Dienstwagennutzung für diese Strecke vom Arbeitgeber nicht pauschal versteuert, lassen sich die Fahrtkosten in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten mit der Entfernungspauschale in Höhe von 30 Cent pro Entfernungskilometer absetzen. Ab dem 21. Entfernungskilometer steigt die Pauschale auf 35 Cent pro Kilometer. Zum 01.01.2024 steigt dieser Betrg auf 38 Cent.

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letzte Änderung W.V.R. am 11.01.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / Birgit Reitz-Hofmann


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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