Lohnsteuer-Nachschau: Das müssen Arbeitgeber wissen

Mit der Lohnsteuer-Nachschau führt der Gesetzgeber eine neue Prüfungsmöglichkeit für die Finanzämter ein. Das neue Instrument soll im Kampf gegen Schwarzarbeit und Scheinselbstständigkeit helfen. Die Folge kann eine Außenprüfung ohne Ankündigung sein.

Wenn während der Büro- oder Geschäftszeiten ohne Terminabsprache ein Fremder in den Firmenräumen steht, kann es sich um einen Finanzbeamten auf Lohnsteuer-Nachschau handeln. Das Bundesministerium der Finanzen hat diese neue Form der Steuerprüfung mit Schreiben vom 16. Oktober 2014 in § 42g Einkommensteuergesetz (EStG) neu verankert. 

Lohnsteuernachschau keine Außenprüfung

In dem Schreiben weist das Ministerium darauf hin, dass es sich bei der Lohnsteuer-Nachschau nicht um eine Außenprüfung im Sinne der §§ 193 ff. Abgabenordnung (AO) handelt. Die Nachschau kann jedoch in eine Außenprüfung übergehen. Dann nämlich, wenn die Lohnsteuer-Nachschau steuerliche Unregelmäßigkeiten aufdeckt. Für die Prüfung gelten die üblichen Bestimmungen für die Prüfungsanordnung. 
Achtung! Die Prüfer können noch vor Ort von einer Lohnsteuer-Nachschau zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen. Eine vorherige Ankündigung ist in diesem Fall überflüssig. Die Beamten müssen nur den Beginn der Prüfung mit Datum und Uhrzeit zu protokollieren. Außerdem müssen sie dem Geprüften Dauer und Umfang der Prüfung mitteilen. Ob einer Nachschau die Prüfung folgt, liegt im Ermessen des Finanzamtes. 

Der Übergang zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung nach § 42f EStG kann erfolgen,
  • wenn bei der Lohnsteuer-Nachschau erhebliche Fehler beim Steuerabzug vom Arbeitslohn festgestellt wurden,
  • wenn der für die Besteuerung maßgebliche Sachverhalt im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau nicht abschließend geprüft werden kann und weitere Ermittlungen erforderlich sind,
  • wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungspflichten im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau nicht nachkommt oder
  • wenn die Ermittlung von Sachverhalten aufgrund des fehlenden Datenzugriffs nicht oder nur erschwert möglich ist.

Zweck der Lohnsteuer-Nachschau

Eine Lohnsteuer-Nachschau prüft ausschließlich Sachverhalte, die mit dem Einbehalten und Abführen von Lohnsteuer durch den Arbeitgeber zusammenhängen. Sie dient dem Kampf gegen Lohnsteuerverstöße wie Schwarzarbeit oder Scheinselbstständigkeit. Das Finanzamt kann die Lohnsteuer-Nachschau aber auch anordnen, um zu klären
  • wie viele Arbeitnehmer ein Unternehmen tatsächlich beschäftigt,
  • ob Minijobber steuerlich korrekt eingeordnet sind,
  • ob der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) korrekt abruft und anwendet.

Außerdem kann das Finanzamt Unternehmen prüfen, die den Betrieb gerade aufgenommen haben.
Wichtig! Privathaushalte sind von der Lohnsteuer-Nachschau ausgenommen.
Das Finanzamt kann am Ende der Nachschau auf der Basis der dabei gewonnenen Erkenntnisse eine Lohnsteuer-Nachforderung stellen oder einen Haftungsbescheid erlassen. Es kann Lohnsteueranmeldungen ändern oder nachtragen und auch Arbeitnehmer zur Kasse bitten, wenn Unregelmäßigkeiten festgestellt wurden.

Gegen alle Verwaltungsakte in der Folge der Lohnsteuer-Nachschau kann der Betroffene schriftlich Widerspruch einlegen. Der Prüfer darf das Schreiben entgegennehmen. Über den Widerspruch entscheidet entweder an Ort und Stelle der Prüfer oder das später zuständige Finanzamt.

Ablauf der Lohnsteuer-Nachschau

Zur Lohnsteuer-Nachschau erscheint der Finanzbeamte immer ohne Anmeldung. Der Steuerprüfer darf das nur im Ausnahmefall. Das bedeutet für den Unternehmer, dass er die Lohnsteuer-Nachschau nicht verzögern kann. Der Gesetzgeber hat auch den möglichen Zeitraum für die Lohnsteuer-Nachschau festgelegt. Die Lohnsteuer-Nachschau darf nur während der Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfinden. Außerhalb dieser Zeiten darf eine Nachschau nur stattfinden, wenn sich Arbeitnehmer im Betrieb befinden.

Der Beamte muss sich ausweisen und dem Arbeitgeber den bundesweit einheitlichen Vordruck "Durchführung einer Lohnsteuer-Nachschau" übergeben. Der Beamte muss den Arbeitgeber über dessen Rechte und Pflichten informieren. Er muss ihm den Anlass, den Umfang und die voraussichtliche Dauer der Nachschau mitteilen.

Das dürfen Amtsträger bei der Lohnsteuer-Nachschau:
  • Die Prüfer dürfen bei der Lohnsteuer-Nachschau alle beruflich oder gewerblich genutzten Räume betreten.
  • Sie dürfen alle für die Lohnsteuer relevanten Unterlagen einsehen.
  • Sie dürfen Arbeitgeber und Arbeitnehmer befragen, auch wenn unklar ist, ob es sich bei einer Person vor Ort um einen Arbeitnehmer handelt.

Mitwirkungspflichten

Der Arbeitgeber muss sämtliche Urkunden, Akten und Daten aushändigen, die der Vertreter des Finanzamts einsehen will. Auf Daten darf der Finanzbeamte nur zugreifen, wenn der Arbeitgeber es erlaubt. Tut er es nicht, dann muss er alle Daten ausdrucken, die der Beauftragte der Steuerverwaltung sehen will. Der Amtsträger darf keine Geschäftsräume durchsuchen, aber der Arbeitgeber muss ihm Zutritt zu allen Räumen gewähren, in denen gearbeitet wird. Betreten ist nicht Durchsuchen. Privaträume sind zwar tabu. Doch wenn der Finanzbeamte ein privates Zimmer durchqueren muss, um in ein häusliches Arbeitszimmer zu gelangen, dann darf ihn der Geprüfte nicht daran hindern.

Arbeitnehmer müssen dem Prüfer auf Nachfrage Art und Höhe ihrer Einkünfte nennen und Lohnabrechnungen vorlegen, wenn der Amtsträger es verlangt.
Achtung! Weigert sich der Arbeitgeber, Fragen zu beantworten oder Akten herauszugeben, dann kann der Beauftragte des Finanzamtes dies als Verstoß gegen die Mitwirkungspflichten auffassen. Schnell geht eine Lohnsteuer-Nachschau dann in eine Lohnsteuer-Außenprüfung über.

Umweg zur Außenprüfung ohne Ankündigung?

Der Gesetzgeber betrachtet die Lohnsteuer-Nachschau nicht als eingehende Außenprüfung, sondern eher als schnelle Kontrolle, die offensichtliche Verstöße gegen Lohnsteuerrecht aufdecken soll. Das Finanzamt will prüfen, ob ein Arbeitgeber Löhne und Gehälter ordentlich abrechnet und versteuert, oder ob die Zahl der angemeldeten Arbeitnehmer mit jener Zahl übereinstimmt, die das Finanzamt gemeldet bekommen hat.

Arbeitgeber sollten die Lohnsteuer-Nachschau dennoch nicht leicht nehmen. Stoßen die Beauftragten des Finanzamtes auf Ungereimtheiten, kann die Nachschau schnell in eine Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen. Die Nachschau öffnet einen Umweg zu einer Außenprüfung ohne vorherige Ankündigung. Wenn der Finanzbeamte vor der Bürotür steht, lässt er sich nicht abweisen.
Achtung! Wenn der Beauftragte des Finanzamts vor der Tür steht, ist es zu spät für eine strafbefreiende Selbstanzeige, warnt der Fachdienst Haufe.de. Gemäß § 371 AO tritt die Straffreiheit nicht ein, wenn vor der Selbstanzeige ein Amtsträger zu einer Prüfung erschienen ist - auch wenn er zu einer Lohnsteuer-Nachschau gekommen ist.




letzte Änderung W.V.R. am 05.01.2022
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / Robert Kneschke

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