Weihnachtsfeier und Steuern: Das sollten Arbeitgeber beachten

Kosten für die Weihnachtsfeier sind steuerlich absetzbar - unter bestimmten Bedingungen. Sonst werden Lohnsteuern und Sozialabgaben fällig. Was Arbeitgeber wissen sollten, wenn sie mit ihren Mitarbeitern feiern wollen.

Die Kosten für die Weihnachtsfeier im Betrieb sind steuerlich absetzbar. Allerdings stellt der Gesetzgeber einige Bedingungen:

• Die Kosten dürfen 110 Euro pro Teilnehmer nicht übersteigen.
• Es müssen ausnahmslos alle Mitarbeiter eingeladen sein.
• Die Weihnchtsfeier darf höchstens die zweite Betriebsfeier im Jahr sein.

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Verstößt die weihnachtliche Feier mit Untergebenen und Kollegen auch nur gegen eine dieser Bedingungen, dann entsteht allen teilnehmenden Mitarbeitern ein geldwerter Vorteil. Am Ende müssten auf die Kosten Lohnsteuern und Sozialabgaben abgeführt werden. Besondere Beachtung verdient die Kostengrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter.

Das Finanzamt nimmt die Gesamtkosten der Veranstaltung und teilt sie durch die Zahl der Teilnehmer. Bisher galt: In diesen 110 Euro pro Kopf müssen alle Kosten der Feier enthalten sein. Dazu zählten beispielsweise auch Raummiete und Fahrtkosten. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Urteil vom 16. Mai 2013 eingeschränkt (Az. VI R 94/10).

Der BFH hat festgelegt: Nur diejenigen Anteile der Veranstaltung sind in die Rechnung einzubeziehen, die der Mitarbeiter direkt konsumiert: Speisen, Getränke und künstlerische Darbietungen beispielsweise. Kosten für die Ausgestaltung der Feier, wie Raummiete oder das Honorar für einen Eventmanager, bereichern die Teilnehmer nicht direkt. Der Gastgeber darf sie bei der Berechnung der Freigrenze unter den Tisch fallen lassen. Geschenke an die Mitarbeiter müssen jedoch angerechnet werden.

Achtung! Bei der Kostengrenze handelt es sich um einen Bruttobetrag!

Bei der Berechnung müssen die Kosten nur durch die Zahl der tatsächlich Anwesenden geteilt werden. Chefs sollten also darauf achten, dass sie rechtzeitig wissen, wie viele Mitarbeiter mitfeiern. Hat ein Arbeitnehmer sein Kommen zugesagt, darf er mitgezählt werden - auch wenn er in letzter Minute noch krank wird. Das hat das Finanzgericht Düsseldorf entschieden (Az. 11 K 908/10 L). Mitgezählt werden dürfen alle Teilnehmer, beispielsweise auch Familienangehörige der Mitarbeiter. Das hat der BFH entschieden (Az. VI R 7/11).

Letzter Ausweg: Lohnsteuerpauschalierung

Schon wenn die Weihnachtsfeier oder das Betriebsfest einer einzigen Anforderung nicht genügt, entsteht allen teilnehmenden Arbeitnehmern ein geldwerter Vorteil. Um die Unternehmen zu erleichtern, bietet der Fiskus eine Lohnsteuerpauschalierung an. Für den geldwerten Vorteil durch eine etwas zu teure Betriebsfeier muss der Arbeitgeber für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer eine Lohnsteuerpauschale von 25 % nachzahlen. Auch die Sozialabgaben werden ihm erst einmal erspart.

Achtung! Diese Regel gilt nicht, wenn der Arbeitgeber auf der Betriebsweihnachtsfeier sehr teure Geschenke verteilt.

Versagt das Finanzamt dem Arbeitgeber die Lohnsteuerpauschalierung, dann werden zusätzlich auch noch Sozialabgaben fällig. Um sicher zu gehen, sollten Arbeitgeber darauf achten, dass die Weihnachtsfeier, das Sommerfest oder ein anderes Betriebsfest nicht den Eindruck erwecken könnte, dass dahinter als eigentlicher Zweck steht, dem Mitarbeiter Zuwendungen über den Lohn hinaus zukommen zu lassen.

Weihnachtsfeier mit Minijobbern

Besonders vorsichtig sollten Unternehmen sein, die Minijobber beschäftigen. Natürlich müssen auch Minijobber zur Weihnachtsfeier eingeladen werden. Und selbstverständlich zählen sie bei der Zählung der Teilnehmer genauso wie reguläre Arbeitnehmer. Kein Problem, solange die Kosten der Feier 110 Euro pro Teilnehmer nicht übersteigen. Entsteht jedoch ein geldwerter Vorteil, dann wird dieser bei Minijobbern auf das Gehalt von maximal 450 Euro im Monat aufgeschlagen. Ein Minijobber wird dadurch möglicherweise plötzlich zu einem regulären sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer. 

letzte Änderung W.V.R. am 10.08.2017 Autor(en):  Wolf von Rechenberg Quelle:  Ebner Stolz Mönning Bachem, Handwerkskammer Hamburg, BFH Bild:  Panther Media / Susanne Güttler

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