Mindestlohn: Aufzeichnungspflichten für Arbeitgeber

Arbeitgeber müssen strenge Aufzeichnungspflichten für den Mindestlohn beachten. Die Pflichten gelten je nach Branche. Unternehmen sollten sich daran halten, denn mit der Lohnsteuernachschau hat der Gesetzgeber ein neues Kontrollinstrument geschaffen. 

In einigen Branchen kennen Arbeitgeber schon die Aufzeichnungspflichten über die Arbeitszeit der Beschäftigten. In Branchen, in denen ein für allgemeinverbindlich erklärter Tariflohn gilt, traten mit dem tariflichen Mindestlohn auch die Aufzeichnungspflichten in Kraft:
  • Abfallwirtschaft, Straßenreinigung, Winterdienst 
  • Aus- und Weiterbildung 
  • Baugewerbe 
  • Dachdecker 
  • Elektrohandwerk 
  • Fleischwirtschaft 
  • Friseure 
  • Gebäudereinigung 
  • Gerüstbauer 
  • Land- und Forstwirtschaft sowie Gartenbau 
  • Maler und Lackierer 
  • Pflege 
  • Schornsteinfeger 
  • Textilindustrie 
  • Wäschereien mit Firmenkunden 

Die Aufzeichnungspflichten gelten auch für Unternehmen, die Leiharbeiter beschäftigen. Nach § 19 Abs. 1 Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) müssen sie für jeden Arbeitstag und jeden Arbeitnehmer aufzeichnen: 
  • Beginn, 
  • Dauer und 
  • Ende der Arbeitszeit. 

Mit der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns 2015 gelten die Aufzeichnungspflichten außerdem für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Branchen sofern sie nicht schon im Arbeitnehmerentsendegesetz genannt werden. 
  • Baugewerbe, 
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  • Personenbeförderungsgewerbe, 
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, 
  • Schaustellergewerbe, 
  • Unternehmen der Forstwirtschaft, 
  • Gebäudereinigungsgewerbe, 
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, 
  • Fleischwirtschaft. 

Für Unternehmen dieser Branchen gilt außerdem eine Sofortmeldepflicht für Arbeitnehmer gemäß § 28a Abs. 4 Sozialgesetzbuch IV (SGB IV). Betroffene Unternehmen werden regelmäßig geprüft. Arbeitgeber können sich daran orientieren, wenn sie nicht sicher sind, ob Aufzeichnungspflichten beim Mindestlohn auch für die gelten. Ist ein Unternehmen schon einmal geprüft worden, und wurde dabei festgestellt, dass es nicht unter die Regeln des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes fällt, dann kann es davon ausgehen, dass es auch nicht unter die Aufzeichnungspflichten fällt. Darüber informiert der Zoll, dem die Kontrollen in Sachen Mindestlohn und Schwarzarbeit obliegen. 

Achtung! Für Minijobs müssen Unternehmen unabhängig von der Branche stets die Arbeitszeiten aufzeichnen. Die Aufzeichnungspflichten gelten auch für kurzfristig Beschäftigte. Ausnahme: Privathaushalte sind von den Mindestlohn-Aufzeichnungspflichten ausgenommen, wenn sie Minijobber beschäftigen. 

Form der Aufzeichnungen zum Mindestlohn 

Die Aufzeichnungen sind gemäß § 1 Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) in deutscher Sprache aufzubewahren. Eine bestimmte Form müssen Arbeitgeber nicht beachten. Es spielt auch keine Rolle, ob ein Arbeitgeber seine Arbeitszeitaufzeichnungen auf Papier oder digital führt. Entscheidet sich der Arbeitgeber für eine digitale Aufzeichnung, dann kann er das ebenfalls formlos tun. Ein Zeiterfassungssystem ist nicht nötig. Das erklärt der Zoll auf seiner Internetseite. 

Liegen Wochenpläne für die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer vor, dann können Arbeitgeber diese Pläne für ihre Aufzeichnungen verwenden. Sie müssen aber jede Abweichung vom Plan protokollieren – und: Wenn keine Abweichung vom Plan eingetreten ist, muss der Arbeitgeber auch dies formlos protokollieren. 

Urlaub, Krankheit und Pausen im Mindestlohn 

Muss ein Arbeitgeber eigentlich auch die Pausen seiner Mitarbeiter aufzeichnen? Der Zoll fordert Arbeitgeber in einem Informationstext dazu auf, auch Pausenzeiten aufzuzeichnen. Im Arbeitnehmerentsendegesetz ist von Pausen hingegen keine Rede. Der Steuerberater André Kaponig bezweifelt eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht über Pausenzeiten in einem Beitrag in der Zeitschrift "BC Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling" (5/2015). Auch der Fragebogen des Prüfdienstes der Deutschen Rentenversicherung weise den Arbeitgeber nicht auf eine Aufzeichnung der Pausenzeiten hin, schreibt Kaponig. Dennoch empfiehlt er Unternehmern, die Pausenzeiten gesondert aufzuzeichnen – zur Sicherheit. 

Achtung! Selbstverständlich sollten Arbeitgeber Krankheits- und Urlaubstage aufzeichnen. 

Verordnungen vereinfachen Aufzeichungspflichten beim Mindestlohn

Die bereits erwähnte Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) ist gleichzeitig mit dem Mindestlohngesetz (MiLoG) zum Jahresbeginn 2015 in Kraft getreten. Im Juli 2015 kündigte Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles (SPD) eine Lockerung an: Arbeitgeber seien von allen Aufzeichnungspflichten befreit für Arbeitnehmer, die ein verstetigtes Monatsentgelt von mindestens 2.000 Euro brutto bekommen und während der letzten zwölf Monate auch erhalten haben, berichtet die Nachrichtenagentur Reuters. Für Saisonbeschäftigte soll jedoch weiterhin eine Grenze von 2.985 Euro Monatseinkommen gelten.Für Minijobber im gewerblichen Bereich gilt immer eine Aufzeichnungspflicht.

Die Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) räumt dem Arbeitgeber in § 1 Abs. 1 ebenfalls vereinfachte Aufzeichnungspflichten ein, 
  • soweit er Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt, 
  • diese keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und 
  • sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen 

Eine ausschließlich mobilen Tätigkeit im Sinne von § 1 Abs. 1 MiLoAufzV sieht der Gesetzgeber dann gegeben, wenn eine Tätigkeit nicht an Beschäftigungsorte gebunden ist. Eine ausschließlich mobile Tätigkeit liege "insbesondere bei der Zustellung von Briefen, Paketen und Druckerzeugnissen, der Abfallsammlung, der Straßenreinigung, dem Winterdienst, dem Gütertransport und der Personenbeförderung vor", heißt es in §1 Abs. 2 MiLoAufzV. Arbeitgeber, die dies für sich in Anspruch nehmen können, brauchen lediglich den täglichen Arbeitsumfang aufzeichnen, nicht aber Beginn und Ende der Arbeitszeit.

Arbeitgeber sollten vorausschauend handeln

Der Mindestlohn betrifft Arbeitgeber im Niedriglohnsektor besonders hart. Sie müssen beim Lohn jeden Euro umdrehen, um im Wettbewerb zu bestehen. Gleichzeitig beklagen Steuerberater mangelnde Rechtssicherheit beim Mindestlohn. So ist keineswegs abschließend geklärt, welche Lohnbestandteile bei der Berechnung des Mindestlohns herangezogen werden dürfen. 

So weist Steuerberater André Kaponig in seinem Beitrag in der Zeitschrift "BC" darauf hin, dass Urlaubsgeld oder Sonderzahlungen nach einem Beschluss des Berliner Arbeitsgerichts nicht auf den gesetzlichen Mindestlohn anzurechnen seien (Az.: 54 Ca 14420/14). Bei der Berechnung der Grenze für die Aufzeichnungspflichten beim Mindestlohn dürften solche Gehaltsbestandteile jedoch berücksichtigt werden. 

Gerade vor dem Hintergrund der noch nicht abschließend geklärten Details rund um die Arbeitgeberpflichten durch den Mindestlohn, sollten Unternehmen sehr gründlich die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten dokumentieren. Denn mit der Lohnsteuernachschau hat der Gesetzgeber ein neues Instrument geschaffen, das Prüfungen vor Ort schneller und einfacher ermöglicht.

(Stand: Juli 2015)


letzte Änderung W.V.R. am 10.08.2017
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  Zoll, BMAS, IHK Koblenz, Deutsche Rentenversicherung, BC 5/2015, Gesetze im Internet
Bild:  reimus.NET

Drucken RSS

Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
Homepage | Club-Profil | weitere Fachbeiträge | Forenbeiträge | Blog | Fotogalerie | Google
Webtipps
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Smileys
Lachen  happy77  happy73 
Mr. Green  Skeptisch  Idee 
Frage  Ausrufezeichen  Zwinkern 
Böse  Grinsen  Traurig 
Überrascht  Cool  Kuss 
Verlegen  Weinen  schlafen 
denken  lesen  klatschen 

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

RS Controlling-System

Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist- Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalflussrechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>.
Anzeige

Besucher-Umfrage

Wie gefällt Ihnen Lohn1x1.de? Wir freuen uns über Ihr Feedback. Zur Umfrage >>

Veranstaltungen

Community

Community_Home.jpg
Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Lohnbuchhalter und diskutieren ihre Fragen zur Lohnabrechnung.
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Planung:
4 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 149,- EUR statt 227,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Controlling:
6 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 189,- EUR statt 286,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS FiBu Paket:

8 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 39,- EUR statt 49,- EUR bei Einzelkauf
Anzeige
Anzeige

RS-Bilanzanalyse

RS-Bilanzanalyse.jpgBilanzanalyse- Tool (Kennzahlen- Berechnung): Umfangreiches Excel- Tool zur Berechnung der wichtigsten branchenunabhängigen Kennzahlen aus Bilanz und G+V. Es werden Berichte generiert, die die Liquiditäts-, Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens im 5 Jahresvergleich darstellen.
Excel- Tool bestellen >>
Anzeige

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.
Anzeige

Software-Tipp

BI_Forderungscockpit_controllingportal.jpg Diamant/3 bietet Ihnen ein Rechnungswesen mit integriertem Controlling für Bilanz- / Finanz- und Kosten- / Erfolgs- Controlling sowie Forderungsmanagement und Personalcontrolling. Erweiterbar bis hin zum unternehmensweiten Controlling.

Mehr Informationen >>
Anzeige
Anzeige

Excel-Tool-Beratung und Erstellung

Kein passendes Excel-Tool dabei?

Balken.jpgGern erstellen wir Ihnen Ihr Excel- Tool nach Ihren Wünschen und Vorgaben. Bitte lassen Sie sich ein Angebot von uns erstellen.
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige

Excel-Haushaltsbuch Premium 

Haushaltsbuch_Premium_03.jpg
Kostenkontrolle durch Planung und Erfassung aller privaten Ausgaben und Einnahmen.
Monatsende und schon wieder fragen Sie sich „Wo ist das ganze Geld geblieben?“
Die Excel-Vorlage Haushaltsbuch Premium bringt Aufschluss. Auf den ersten Blick erscheint es zwar mühsam, jedoch bringt die Erfassung aller monatlichen Einnahmen und Ausgaben in einem Haushaltsbuch viele Vorteile mit sich:. Zum Shop >>
Anzeige

Software-Tipp

  Reisekostenabrechnung Excel
Reisekostenabrechnung leicht gemacht. Erstellen Sie einfach und übersichtlich Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern mit diesem Excel-Tool. Automatische Berechnungen anhand von Pauschalen, durckfähige Abrechnungen umd einfache Belegverwaltung. Mehr Infos >>
Anzeige

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>
Anzeige

Bilanzbuchhalter werden !

Bilanzbuchhalter/in IHK ist die beliebteste Aufstiegsfortbildung für kaufmännische Praktiker aus allen Branchen.  Werden Sie mit einem sgd-Fernstudium in 21 Monaten Bilanzbuchhalter mit IHK-Abschluss. Nutzen Sie jetzt Ihre Chance >>
Anzeige

Meilensteintrendanalyse (MTA) in Excel

mta_de_02.jpg
Diese auf Excel basierende Meilensteintrendanalyse ist ein effizientes grafisches Werkzeug zur Verfolgung von Projektmeilensteinen. Sie visualisiert den Trend von Meilensteinen und eine möglicherweise daraus resultierende Gefährdung des Projektendes. Zum Shop >>
Anzeige

Fachbeitrag hier verkaufen?

Schreiben_pm_Elena_Elisseeva.jpg 
Sie haben einen Fachbeitrag, Checkliste oder eine Berichtsvorlage für Buchhalter erstellt und möchten diese(n) zum Kauf anbieten? Über unsere Fachportale bieten wir Ihnen diese Möglichkeit.  Mehr Infos hier >>