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Mindestlohn: Aufzeichnungspflichten für Arbeitgeber
In einigen Branchen kennen Arbeitgeber schon die Aufzeichnungspflichten über die Arbeitszeit der Beschäftigten. In Branchen, in denen ein für allgemeinverbindlich erklärter Tariflohn gilt, traten mit dem tariflichen Mindestlohn auch die Aufzeichnungspflichten in Kraft:
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Achtung! Für Minijobs müssen Unternehmen unabhängig von der Branche stets die Arbeitszeiten aufzeichnen. Die Aufzeichnungspflichten gelten auch für kurzfristig Beschäftigte. Ausnahme: Privathaushalte sind von den Mindestlohn-Aufzeichnungspflichten ausgenommen, wenn sie Minijobber beschäftigen.
Form der Aufzeichnungen zum Mindestlohn
Die Aufzeichnungen sind gemäß § 1 Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) in deutscher Sprache aufzubewahren. Eine bestimmte Form müssen Arbeitgeber nicht beachten. Es spielt auch keine Rolle, ob ein Arbeitgeber seine Arbeitszeitaufzeichnungen auf Papier oder digital führt. Entscheidet sich der Arbeitgeber für eine digitale Aufzeichnung, dann kann er das ebenfalls formlos tun. Ein Zeiterfassungssystem ist nicht nötig. Das erklärt der Zoll auf seiner Internetseite.
Liegen Wochenpläne für die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer vor, dann können Arbeitgeber diese Pläne für ihre Aufzeichnungen verwenden. Sie müssen aber jede Abweichung vom Plan protokollieren – und: Wenn keine Abweichung vom Plan eingetreten ist, muss der Arbeitgeber auch dies formlos protokollieren.
Urlaub, Krankheit und Pausen im Mindestlohn
Muss ein Arbeitgeber eigentlich auch die Pausen seiner Mitarbeiter aufzeichnen? Der Zoll fordert Arbeitgeber in einem Informationstext dazu auf, auch Pausenzeiten aufzuzeichnen. Im Arbeitnehmerentsendegesetz ist von Pausen hingegen keine Rede. Der Steuerberater André Kaponig bezweifelt eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht über Pausenzeiten in einem Beitrag in der Zeitschrift "BC Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling" (5/2015). Auch der Fragebogen des Prüfdienstes der Deutschen Rentenversicherung weise den Arbeitgeber nicht auf eine Aufzeichnung der Pausenzeiten hin, schreibt Kaponig. Dennoch empfiehlt er Unternehmern, die Pausenzeiten gesondert aufzuzeichnen – zur Sicherheit.
Achtung! Selbstverständlich sollten Arbeitgeber Krankheits- und Urlaubstage aufzeichnen.
Verordnungen vereinfachen Aufzeichungspflichten beim Mindestlohn
Die bereits erwähnte Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) ist gleichzeitig mit dem Mindestlohngesetz (MiLoG) zum Jahresbeginn 2015 in Kraft getreten. Im Juli 2015 kündigte Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles (SPD) eine Lockerung an: Arbeitgeber seien von allen Aufzeichnungspflichten befreit für Arbeitnehmer, die ein verstetigtes Monatsentgelt von mindestens 2.000 Euro brutto bekommen und während der letzten zwölf Monate auch erhalten haben, berichtet die Nachrichtenagentur Reuters. Für Saisonbeschäftigte soll jedoch weiterhin eine Grenze von 2.985 Euro Monatseinkommen gelten.Für Minijobber im gewerblichen Bereich gilt immer eine Aufzeichnungspflicht.
Die Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) räumt dem Arbeitgeber in § 1 Abs. 1 ebenfalls vereinfachte Aufzeichnungspflichten ein,
- soweit er Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt,
- diese keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und
- sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen
Arbeitgeber sollten vorausschauend handeln
Der Mindestlohn betrifft Arbeitgeber im Niedriglohnsektor besonders hart. Sie müssen beim Lohn jeden Euro umdrehen, um im Wettbewerb zu bestehen. Gleichzeitig beklagen Steuerberater mangelnde Rechtssicherheit beim Mindestlohn. So ist keineswegs abschließend geklärt, welche Lohnbestandteile bei der Berechnung des Mindestlohns herangezogen werden dürfen.
So weist Steuerberater André Kaponig in seinem Beitrag in der Zeitschrift "BC" darauf hin, dass Urlaubsgeld oder Sonderzahlungen nach einem Beschluss des Berliner Arbeitsgerichts nicht auf den gesetzlichen Mindestlohn anzurechnen seien (Az.: 54 Ca 14420/14). Bei der Berechnung der Grenze für die Aufzeichnungspflichten beim Mindestlohn dürften solche Gehaltsbestandteile jedoch berücksichtigt werden.
Gerade vor dem Hintergrund der noch nicht abschließend geklärten Details rund um die Arbeitgeberpflichten durch den Mindestlohn, sollten Unternehmen sehr gründlich die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten dokumentieren. Denn mit der Lohnsteuernachschau hat der Gesetzgeber ein neues Instrument geschaffen, das Prüfungen vor Ort schneller und einfacher ermöglicht.
(Stand: Juli 2021)
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Quelle: Zoll, BMAS, IHK Koblenz, Deutsche Rentenversicherung, BC 5/2015, Gesetze im Internet letzte Änderung W.V.R. am 22.12.2022 Autor(en): Wolff von Rechenberg Bild: Bildagentur PantherMedia / Randolf Berold |
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Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln. |
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