Bewirtungsbeleg: Bei Fehlern nicht mehr steuerlich absetzbar

Schon mit kleinen Fehlern im Beleg sind Bewirtungskosten nicht mehr steuerlich absetzbar. Nach einer Bewirtung sollten Belege sofort geprüft werden. Sind weitere Angaben notwendig, sollten sie immer sofort beigefügt werden.

Wer mit Geschäftsfreunden oder Kunden essen geht, sollte anschließend die Restaurantrechnung genau studieren. Genügt sie nicht den Ansprüchen des Gesetzgebers, dann geht nicht nur der Steuerabzug verloren, sondern auch der Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer. Besonders unangenehm wird es, wenn das Finanzamt bei einer Außenprüfung unvollständige oder fehlerhafte Belege vorfindet. Dann drohen Steuernachzahlungen.  

Folgende Anforderungen muss ein Bewirtungsbeleg erfüllen:

• Maschinell erstellt durch eine Registrierkasse
• Ort der Veranstaltung
• Rechnungsdatum
• Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer
• Anzahl der Teilnehmer
• Verzehrte Artikel ("Speisen und Getränke" reicht nicht)
• Genauer Grund für die Bewirtung
• Unterschrift des Steuerpflichtigen (auch auf beigefügten Ergänzungen)

Liegt der Rechnungsbetrag unter 150 Euro, braucht der Beleg nicht den Namen des Bewirtenden zu tragen. Diese Grenze stammt aus dem Umsatzsteuerrecht. Es handelt sich dabei um Kleinbeträge im Sinne von § 33 USt-DV.
Wer Geschäftspartner und Kunden in bessere Restaurants ausführt und mit ihnen ausgiebig tafelt, durchbricht schnell die Kleinbetragsgrenze von 150 Euro. In diesem Fall muss die Rechnung noch folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Bewirtenden
• Namen der Bewirteten
• Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag
• Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte

Noch vor Ort sollte sich der Bewirtende davon überzeugen, dass all diese Angaben vollständig auf der Rechnung stehen. Das regelt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG.

Expertentipps zum Bewirtungsbeleg

• Maschinelle Rechnung der Gaststätte sofort auf Richtigkeit prüfen. Im Nachhinein sind korrigierte Restaurantbelege nicht oder nur mit hohem Aufwand zu beschaffen.
• Restaurantbons aus Thermopapier so schnell wie möglich auf Normalpapier kopieren und archivieren. Drucksachen auf Thermopapier verblassen über die Jahre.
• Fehlende Angaben umgehend nachtragen und beifügen.

Die Steuerberatungsgesellschaft DHPG hat die häufigsten Gründe zusammengetragen, aus denen Finanzämter den Steuerabzug streichen:

• Fehlende oder unvollständige Angaben zum Bewirtungsbeleg.
• Schwammiger Bewirtungsgrund: "Geschäftsessen" oder "Besprechung" reicht auf keinen Fall. Der Gastgeber muss mindestens den Grund der Besprechung angeben.
• Überhöhte Kosten: Bewirtungskosten sollten sich stets im Rahmen dessen bewegen, was in der Branche und zum Anlass üblich ist. Das Finanzamt prüft diese Dinge.

Quelle: Haufe.de, DHPG, BMF, IHK Stuttgart, Oberfinanzdirektion Rheinland-Pfalz letzte Änderung W.V.R. am 27.06.2024 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  PantherMedia / Anneleven (YAYMicro)

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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