Betriebsprüfung Unterlagen elektr. oder schriftl. Aufbewahrung

Hallo Marvin,

Da hat der Kollege sehr richtig gehandelt. Alle Belege und Dokumente zu steuerlich relevanten Vorgängen müssen zehn Jahre lang archiviert werden. Auch die Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter.

Dein Einwand stimmt, dass der Trend zur digitalen Aufbewahrung geht. ABER: Dafür muss die Archivierung den Anforderungen der GOBD genügen.
https://www.rechnungswesen-portal.de/Fachinfo/Grundlagen/GoBD.html

Das bedeutet vor allem: Das Speichersystem muss protokollieren, wann das Dokument abgelegt wurde, und es muss nachträgliche Eingriffe ausschließen. Ist klar, dass sich das für die bereits vorliegenden Dokumente nicht mehr herstellen lässt.

Wenn euer Lohnprogramm GOBD-konform arbeitet und entsprechend zertifiziert ist, kannst du die Lohnbuchhaltung digitalisieren. Das gilt auch für die weitere Buchhaltung. Das würde ich aber vorher mit eurem Steuerberater und mit dem Anbieter klären, denn das einfache Scannen und Abspeichern von Belegen genügt den GOBD NICHT.

Gerade in Lohnfragen solltest du vorsichtig sein. Da droht dir nämlich nicht nur die normale Außenprüfung, sondern auch Kontrollen auf Schwarzarbeit, abhängige Selbstständigkeit oder auf Verstöße gegen den Mindestlohn.

Viel Erfolg
HaWeBe