Betriebsprüfung Unterlagen elektr. oder schriftl. Aufbewahrung

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Betriebsprüfung Unterlagen elektr. oder schriftl. Aufbewahrung
Hallo,

ich übernehme bald die Lohnbuchhaltung eines Kollegen den es woanders hinzieht.

Er ist noch vom alten Schlag und druckt jede noch so unwichtige Email, Notiz etc aus und legt diese in allen möglichen Ordnern ab.

Bei rund 300 abzurechnenden AN kommt da eine ganze Menge Papierkram zu Stande.

Könntet ihr mir mal sagen was für Betriebsprüfungen überhaupt in Papierform vorhanden sein muss? Der Trend geht ja eindeutig zur elektronische Aufbewahrung.

Zudem könnte man ja bei Bedarf z.B. die Meldungen zur Sozialversicherung immer wieder aus dem Lohprogramm ausdrucken. Würde es da reichen z.B. besagte Meldebescheinigungen als PDF zu speichern oder muss ich diese dem Prüfer in Paperform in Ordnern ausgedruckt und sortiert vorlegen. Ebenso Lohnjournale, Lohnartenlisten, etc.

Ich bin momentan etwas überfordert was der Prüfer überhaupt in Papierform sehen will.

Danke und Gruß,

Marvin
Hallo Marvin,

Da hat der Kollege sehr richtig gehandelt. Alle Belege und Dokumente zu steuerlich relevanten Vorgängen müssen zehn Jahre lang archiviert werden. Auch die Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter.

Dein Einwand stimmt, dass der Trend zur digitalen Aufbewahrung geht. ABER: Dafür muss die Archivierung den Anforderungen der GOBD genügen.
https://www.rechnungswesen-portal.de/Fachinfo/Grundlagen/GoBD.html

Das bedeutet vor allem: Das Speichersystem muss protokollieren, wann das Dokument abgelegt wurde, und es muss nachträgliche Eingriffe ausschließen. Ist klar, dass sich das für die bereits vorliegenden Dokumente nicht mehr herstellen lässt.

Wenn euer Lohnprogramm GOBD-konform arbeitet und entsprechend zertifiziert ist, kannst du die Lohnbuchhaltung digitalisieren. Das gilt auch für die weitere Buchhaltung. Das würde ich aber vorher mit eurem Steuerberater und mit dem Anbieter klären, denn das einfache Scannen und Abspeichern von Belegen genügt den GOBD NICHT.

Gerade in Lohnfragen solltest du vorsichtig sein. Da droht dir nämlich nicht nur die normale Außenprüfung, sondern auch Kontrollen auf Schwarzarbeit, abhängige Selbstständigkeit oder auf Verstöße gegen den Mindestlohn.

Viel Erfolg
HaWeBe
Ok, dann bleibe ich wohl dabei.

Wenn ich es einordnen müsste würde ich demnach sagen,

dass

SV-Meldungen
Lohnsteueranmeldungen
Lohnsteuerbescheide
Beitragsnachweise
Lohnjournale

sicherlich in Papierform vorhanden sein müssen aber wie verhält es sich mit

Lohnartenlisten pro Monat,
Eintrittslisten
Austrittslisten
Urlaubsanträge
AU-Bescheinigungen
EEL-Anträgen
AAG-Meldungen

Und mal doof gefragt: Wenn der Prüfer meinetwegen die SV-Jahresmeldungen für AN aus dem Jahr 2012 haben möchte und ich die als PDF gespeichert habe, könnte ich die doch einfach ausdrucken, oder? Ob die nun vorher zig Jahre in nem Ordner verstauben oder frisch gedruckt werden. Ähnlich bei Lohnjournalen?
Hallo Marvin,

Dokumente, die du digital erhältst, MUSST du auch digital speichern. Das ist in diesem Fall das Original (zusamen mit dem Träger, z.B. E-Mail, mit dem es eingegangen ist). Der Ausdruck gilt nur als Kopie. Ihr müsst euch dringend um ein Konzept zur GOBD-konformen Speicherung von Dokumenten bemühen. Sprich mal euren Steuerberater darauf an. Vielleicht kannst du mit ihm zusammen ja auch mal kurz durchgehen, was wie gespeichert wird. Wenn du den Job gerade erst übernommen hast, wäre das wichtig, damit du von Anfang an keine Fehler machst. Dann brauchst du auch vor einer Prüfung keine Angst zu haben.

Gruß
HaWeBe
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