10 Software-Lösungen für Zeiterfassung im Vergleich

Jeder Arbeitgeber unterliegt einer Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung. Eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichtes in Erfurt vom September 2022 verpflichtet alle Unternehmen dazu, ein System zur Arbeitszeitaufzeichnung einzuführen. Ausnahmen und Übergangsfristen lässt das Gericht in seinem Beschluss nicht zu. Daher sollten Arbeitgeber prüfen, welche Systeme zur Erfassung und Aufzeichnung der Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen sinnvoll und umsetzbar wären.

Unabhängig davon kann eine Zeiterfassungssoftware eine Erleichterung für Unternehmen sein. Sie hift, die Produktivität zu messen und die Zeiten von Mitarbeitern aufzuzeichnen. Die Software kann verwendet werden, um das Arbeitszeitmanagement zu vereinfachen, Kosten zu senken und gestohlene Arbeitszeiten zu verhindern. Gerade den letztgenannten Zweck verfolgt die Aufzeichnungspflicht: Überstunden sollen transparent erfasst und korrekt abgerechnet werden.

Um die beste Software für Ihr Unternehmen auszuwählen, müssen Arbeitgeber sich zunächst darüber klar werden, welche Funktionen ihnen wichtig sind, ob Sie eine cloud-basierte oder eine lokale Lösungen bevorzugen, und welches Budget Sie für die Software haben. 

In diesem Artikel untersuchen wir 10 der besten Zeiterfassungssoftware-Lösungen im Vergleich. Wir sehen uns an, was sie können, betrachten ihre Preise und Funktionen und schätzen ein, für welchen Anwendungsfall sich die Lösung eignet. Nach dem Lesen dieses Artikels sollten Sie in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung über die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu treffen.

Wichtige Funktionen einer Software für Zeiterfassung

Wenn Sie sich eine Software für Zeiterfassung anschauen, sollten Sie nach den folgenden Funktionen suchen:

• Unterstützung für Sprachen. Die Zeiterfassungssoftware Ihres Unternehmens sollte in der Lage sein, mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt zu interagieren, und natürlich auch mit denen in Deutschland.
• Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen. Es kann sein, dass Ihr Team Mitglieder hat, die unterschiedliche Betriebssysteme nutzen. Es ist wichtig, dass die von Ihnen gewählte Lösung diese Kompatibilitätsprobleme lösen kann.
• Einfache Installation und Nutzung. Zeit ist Geld und je einfacher die Software installiert und genutzt werden kann, desto besser. Suchen Sie also nach Lösungen, die keinen großartigen technischen Support erfordern oder viel Schulung benötigen.

10 der besten Software-Lösungen für Zeiterfassung im Vergleich

1. Arbeitszeiterfassung.com

Arbeitszeiterfassung.com bietet in einem cloudbasierten Tool Arbeitszeiterfassung, An- und Abwesenheitsmanagement, Zeitnachweis und den Überblick aller Mitarbeiterkonten. Mitarbeitende können Arbeitszeiten online mit der virtuellen Stempeluhr erfassen oder im Stundenzettel nachtragen. Allerdings nur bis maximal 100 Beschäftigte.

• Deutsch
• Datenspeicherung DGVO-konform auf deutschen Servern
• Zeitnachweis auf Knopfdruck
• Im Internetbrowser nutzbar (Keine Installation notwendig)
• Gesetzliche Dokumentationspflicht erfüllen
• Keine Grundgebühr
• Deutsches Rechenzentrum
• Kostenloser Support
• Skalierbar um weitere Mitarbeiter
• Monatlich kündbar

Preis: Ab 39 € / Monat (5 Mitarbeitende)
Website: https://arbeitszeiterfassung.com/

2. Clockify

Clockify ist eine cloudbasierte, kostenlose Zeiterfassung für Teams. Kernpunkt ist die Arbeitszeittabelle-App, mit der sich Arbeitsstunden projektübergreifend erfassen lassen. Die wichtigsten Funktionen:

• Deutsch, Englisch
• unbegrenzte Anzahl an Benutzern
• Arbeitszeittabellen
• Stundenzettel
• benutzerdefinierbare Berichte und Dashboards
• Schnittstellen zu anderen Diensten

Preis: Grundversion kostenlos. Zusätzliche Funktionen ab 3,99 $ / Monat pro Arbeitsplatz
Website: https://clockify.me/de/

3. digital Zeit

Die Online-Software digital Zeit erleichtert das Erfassen aller Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten zum. Arbeitszeiten werden in einem Erfassungssystem gespeichert und können zur Auswertung in ein ERP-System exportiert werden. Die wichtigsten Funktionen:

• in Deutsch
• Arbeitszeiterfassung (incl. Gleitzeit)
• Projektzeiten
• Urlaubsplanung
• Lohn und Gehalt
• Support-Hotline

Preis: Auf Anfrage
Website: https://www.digital-zeit.de/

4. Harvest

Das cloudbasierte Zeiterfassungstool Harvest eignet sich für Unternehmen jeder Größe. Nutzer können über Widgets ein- und ausstempeln. Die wichtigsten Funktionen:

• Rechnungsstellung
• Arbeitszeittabellen
• Zeitmanagement
• Teammanagement
• Projektmanagement
• Zeiteinträge für Arbeitszeittabellen
• automatisierte Erinnerungsnachrichten an die Mitarbeitenden, ihre Arbeitsnachweise abzugeben
• nur in Englisch

Preis: 10,80 $ / Monat pro Arbeitsplatz, kostenloser Testzeitraum: 30 Tage
Website: https://www.getharvest.com/

5. Klok

Mit der Desktop-App Klok können Sie nicht nur Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen, sondern auch die Zeit für verschiedene Projekte tracken.

• Deutsch, Englisch
• intuitiver Startbildschirm
• Export von Stundennachweisen
• mehrere Timer gleichzeitig
• benutzerdefinierbare Berichte und Dashboards
• nicht in Deutsch

Preis: 19,90 $ für Einzelunternehmer, 99,90 $ für Teams
kostenlose Testversion
Website: https://getklok.com...

6. Personio

Personio verspricht eine effizient und rechtskonforme (!) Arbeitszeiterfassung in der Cloud. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten selbst, Vorgesetzte geben sie frei. Feste Pausenzeiten lassen sich vorab als Regel definieren. Die wichtigsten Funktionen:

• in Deutsch
• komplettes Lohnbuchhaltungs- und HR-Paket
• Arbeitszeitplanung und -erfassung
• Projektzeiten
• Urlaubsplanung
• Schichtplanung
• Lohn und Gehalt

Preis: Auf Anfrage, kostenloser Testzeitraum
Website: https://www.personio.de/

7. TimeCamp

TimeCamp ist die Zeiterfassung für multinationale Teams und Unternehmen. Das cloudbasierte Tool lässt bietet umfangreiche Sprachunterstützung. Die wichtigsten Funktionen:

• Sprachunterstützung für Englisch, Polnisch, Deutsch, Portugiesisch (Brasilianisch), Spanisch, Französisch
• Arbeitszeiterfassung in Projekten
• Erfassung von Abwesenheits- und Bereitschaftszeiten
• Rechnungsstellung
• Produktivitätsüberwachung
• unbegrenzte Nutzerzahl
• benutzerdefinierbare Berichte zubuchbar

Preis: Kostenlos für Grundfunktionen wie Zeiterfassung
Website: https://www.timecamp.com/

8. Time Doctor

Time Doctor ist ein cloudbasiertes Tool zur Arbeitszeiterfassung mit 24-Stunden-Kundensupport in mehreren Sprachen. Die wichtigsten Funktionen:

• Sprachen:Deutsch und Englisch
• Arbeitszeiterfassung
• Aufgaben- und Projektverwaltung
• DSGVO-konform
• Echtzeitauswertung für Produktivität
• Integration in mehr als 60 ERP-Systeme
• Rechteverteilung für verschiedene Rollen
• 24/7 Support in mehreren Sprachen

Preis: Ab 70 $ / Monat pro Arbeitsplatz
Website: https://www.timedoctor.com/

9. timetac

Timetac ist ein cloudbasiertes System zur Erfassung von Arbeitszeiten, Projektzeiten, Urlaub und Abwesenheiten. Timetac bietet eine umfangreiche Sprachunterstützung und kostenlosen Support. Dir wichtigsten Funktionen:

• Sprachunterstützung für Englisch, Deutsch, Italienisch, Französisch
• Arbeitszeiterfassung
• Projektzeiterfassung
• Urlaub
• Onboarding-Service und kostenloser Support

Preis: 16,50 € / Monat, Module Arbeitszeiterfassung, Projekte, Urlaub gegen Aufpreis.
Website: https://www.timetac.com/

10. Zoho People

Zoho People ist eine cloudbasierte Software zur Zeiterfassung und Zeitplanung für Unternehmen jeder Größe. Die wichtigsten

• Funktionen:
• Zeiterfassung
• Anwesenheits- und Abwesenheitsverwaltung
• Urlaubsplanung
• Reisekostenverwaltung
• unbegrenztes Anlegen von Benutzern
• benutzerdefinierbare Berichte
• Schichtplanung
• Konvertierung von Zeitnachweisen
• in Deutsch

Preis: Zeitnachweisverwaltung ab Paket Professional: 2,- € / Monat pro Arbeitsplatz
Website: https://www.zoho.com/de/people/

3. Vorteile und Nachteile der Softwarelösungen

Vorrangiges Problem für deutsche Unternehmen: Viele Lösungen auf dem Markt sind nur in englischer Sprache verfügbar. Arbeitgeber, die an den Sprachkenntnissen im Unternehmen zweifeln, sollten auf eine deutsche Sprachunterstützung achten. Bis auf die Software von Harvest unterstützen alle Produkte in dieser Übersicht eine deutschsprachige Benutzung. nur wenige Angebote am Markt unterstützen eine Vielzahl von Sprachen. Stellvertretend finden sich in unserem Vergleich die Lösungen von TimeCamp und timetac.

Cloud oder Desktopinstallation? Die Frage stellt sich kaum noch. Klok vertritt in unserer Übersicht die winzige Minderheit der Anbieter, deren Produkte nur auf dem Desktop nutzbar sind. Allerdings können die Cloudanbieter auf wichtige Vorteile verweisen: Cloudangebote lassen sich über den Webbrowser auf allen Plattformen nutzen. Außerdem bleiben Arbeitszeitdaten stets zentral gespeichert und verfügbar. So Beschäftigte ihre Arbeitszeiterfassung lückenlos weiternutzen, auch wenn sie das Zugangsgerät wechseln. Dafür zählt Klok zu den günstigsten Angeboten in unserem Vergleich.

4. Schlussfolgerung

Bei der Auswahl einer Software zur Zeiterfassung muss man unterscheiden zwischen den reinen Zeiterfassungen und den umfangreichen Paketen zur Lohnabrechnung. Bei letzteren muss sich der Kunde auf deutlich höhere Preise gefasst machen, bekommt dafür aber ein Rundum-Sorglospaket für die gesamte Personalverwaltung. Wer bereits eine solche Lösung im Einsatz hat, sollte mit dem Anbieter sprechen, ob schon eine Möglichkeit zur rechtskonformen Arbeitszeiterfassung integriert oder als Upgrade erhältlich ist.

Quelle: Anbieterangaben letzte Änderung W.V.R. am 19.08.2024 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  Bildagentur PantherMedia / Andriy Popov

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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