Reisekosten 2014: Neue Steuerregeln

Ein neues Reisekostenrecht hat 2014 bei Pendlerpauschale, Verpflegungs- und Reisekosten einige Neuerungen gebracht. Viele Steuerzahler wurden entlastet. Folgende Regeln gelten seitdem:

Erste Tätigkeitsstätte statt regelmäßiger Arbeitsstätte

Der Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" ersetzt seit 2014 die Formulierung "regelmäßige Arbeitsstätte". Die regelmäßige Arbeitsstätte ist bisher der ortsgebundene Mittelpunkt, der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers. Regelmäßige Arbeitsstätte ist jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, in der der Arbeitnehmer

• arbeitstäglich,
• einen vollen Arbeitstag je Arbeitswoche oder
• mindestens 20 % seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit im Sinne einer sogenannten Prognoseentscheidung tätig werden soll.

Diese Definition gilt im Grunde ebenso für die seit 2014 geltende erste Tätigkeitsstätte. Unterschied: Der Gesetzgeber verlangt, dass der Arbeitnehmer 30 % statt bisher 20 % an dieser Stätte tätig werden soll. Und: Jeder Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. 

Wichtig! Nur für die Fahrten zu dieser ersten Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) gemäß § 9 Abs. 4 EStG. Für jede andere Fahrt stehen dem Arbeitnehmer Reisekosten oder die Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten zu.

An welchem Ort sich die erste Tätigkeitsstätte befindet, entscheidet der Arbeitgeber. Dies gilt vor allem dann, wenn mehrere Orte in Frage kommen. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass es sich um eine ortsfeste Einrichtung handeln muss. Diese ortsfeste Einrichtung kann sich auch in einem verbundenen Unternehmen befinden. In bestimmten Fällen kann der Arbeitnehmer auch in einem fremden Unternehmen seine erste Tätigkeitsstätte aufsuchen. Das gilt zum Beispiel für den Einsatz von Leiharbeitern.

Leiharbeiter und andere befristete Arbeitskräfte profitieren von der neuen Regelung. Ab 2014 arbeiten sie zumindest zeitweise auswärts. Damit einem Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte zugeordnet werden kann, muss er an diesem Ort entweder

• unbefristet oder
• für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder
• länger als 48 Monate am Stück tätig sein.

Die Industrie- und Handelskammer Würzburg erklärt: "Ist ein Arbeitnehmer nur befristet einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, dann gilt dies bis zu einer Dauer von 48 Monaten als Auswärtstätigkeit." Ohne erste Tätigkeitsstätte können Arbeitnehmer

• Fahrtkosten in Höhe von 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer berechnen.
• Sie können für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit Verpflegungspauschbeträge geltend machen.
• Sie können Unterkunftskosten geltend machen.
• Außerdem können auswärts tätige Mitarbeiter alle Nebenkosten (Taxi, Bahn, Bus etc.) absetzen.

Zahlt der Arbeitgeber die Kosten nicht, dann kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung absetzen. Arbeitnehmer können die Reisekosten auch dann in Anspruch nehmen, wenn der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte definiert oder wenn eine solche Festlegung gar nicht möglich ist. Zu den Gewinnern zählen folglich Arbeitnehmer ohne feste Tätigkeitsstätte: Berufskraftfahrer, Taxifahrer, Lokführer oder Busfahrer. Der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. (VLH) sieht unter den Gewinnern des neuen Reisekostenrechts auch Arbeitnehmer mit weiträumigen Arbeitsplätzen. Darunter fallen beispielsweise Hafenarbeiter oder Forstbedienstete. Sie können ab 2014 Fahrten in ihrem Arbeitsgebiet als Reisekosten absetzen.

Reisekosten in unbegrenzter Höhe beugt der Fiskus mit einem Deckel vor. Geht der Arbeitnehmer länger als 48 Monate einer Auswärtstätigkeit nach, kann er höchstens 1.000 Euro im Monat absetzen, entsprechend den Regeln für die doppelte Haushaltsführung.

Verpflegungsmehraufwand: 14 Euro ab acht Stunden

Während einer Auswärtstätigkeit – also beispielsweise auf einer Dienstreise – steht jedem Berufstätigen eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand zu. Auch hier ändert sich etwas durch das neue Reisekostenrecht. Bisher kennt das Reisekostenrecht pauschale Verpflegungskosten in drei Stufen vor,je nach der Dauer der Abwesenheit von der Tätigkeitsstätte oder der Wohnung:

1. Ab 8 Stunden
2. Ab 14 Stunden
3. 24 Stunden

Seit 2014 sieht das Reisekostenrecht nur noch zwei Stufen vor. Folgende Beträge gelten 2022:

1. Ab 8 Stunden: 14 Euro
2. 24 Stunden: 28 Euro

Verpflegungspauschale im Ausland

Neue Regeln gelten seit 2014 auch für Auslandsreisen. Auf Auslandsreisen errechnen sich die Beträge für die Verpflegungspauschale nach sogenannten Auslandstagegeldern. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) legt gemeinsam mit den obersten Finanzbehörden der Länder die Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen immer wieder neu fest. Nach diesen Pauschalen berechnen sich die steuerlich absetzbaren Verpflegungsmehraufwendungen auf Auslandsreisen.

Auch bei Auslandsreisen ersetzt das neue Reisekostenrecht die bisher geltenden drei Stufen durch zwei. Ab 2014 gibt es

1. ab 8 Stunden Abwesenheit 80 % des Pauschbetrages,
2. für ganztägige Reisen 120 % des Pauschbetrages.

Auf Reisen an das Frühstück denken

Das Frühstück ist ein Sonderproblem unter den Mahlzeiten auf Inlandsreisen. Wegen der unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze für Hotelübernachtung (7 Prozent) und Frühstück (19 Prozent), sollten Übernachtung und Frühstück getrennt ausgewiesen werden. Das Frühstück müsste der Arbeitnehmer selbst zahlen. Es ist in der Verpflegungspauschale enthalten. Zahlt ein Unternehmen einem Arbeitgeber auf Reisen neben der Verpflegungspauschale auch die Mahlzeiten unterwegs, dann muss 

• für das Frühstück 20 Prozent einer vollen Verpflegungspauschale von der Pauschale abgezogen werden, 
• für ein Mittag- oder Abendessen je 40 Prozent. Sonst entsteht ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Doppelte Haushaltsführung: Jeden Monat bis 1.000 Euro steuerlich absetzbar

Viele Berufstätige führen ein Leben als Wochenendpendler. Steuerrechtlich liegt dabei eine doppelte Haushaltsführung vor. Betroffene unterstützt der Staat mit einem Zuschuss. Mit doppelter Haushaltsführung kann ein Steuerzahler Unterbringungskosten bis zur Höhe von 1.000 Euro im Monat steuerlich absetzen, etwa für die Zweitwohnung am Arbeitsort.

Führt der Steuerzahler einen doppelten Haushalt, dann kann er dafür eine Entfernungspauschale für zwei Heimfahrten im Monat in Anspruch nehmen. Erkennt das Finanzamt die doppelte Haushaltsführung nicht an, dann gelten Heimfahrten als Reisen zwischen der Hauptwohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Solche Fahrten sind in beliebiger Anzahl mit der Pendlerpauschale steuerlich absetzbar.

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Quelle: BMF, LVH, IHK Würzburg, Steuerrat24.de, Rechnungswesen-Portal.de letzte Änderung W.V.R. am 05.01.2023 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  PantherMedia / tom sch

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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