Neues BMF-Schreiben zum Nachweis von betrieblich veranlassten Bewirtungen

Die Nachweisführung für den Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen ist vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert worden. Der Grund dafür ist die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01.01.2025. Der neue koordinierte Ländererlass (BMF-Schreiben vom 19.11.2025) ersetzt das BMF-Schreiben vom 30.06.2021 zu dieser Thematik. Für alle Fälle bis zum 31.12.2024 ist das BMF-Schreiben vom 30.06.2021 weiterhin die geltende Rechtslage.

Wie bei anderen Rechnungen auch wird bei Bewirtungsrechnungen zwischen Rechnungen mit einem Betrag bis zu 250 Euro und Rechnungen mit einem höheren Betrag unterschieden. Für Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) besteht keine Pflicht zu einer Rechnung in einem elektronischen Format; es müssen auf dem Beleg, wie bisher, Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb), Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) und Rechnungsbetrag enthalten sein (Randziffern 3 bis 7 des BMF-Schreibens vom 19.11.2025). Rechnungen mit einem Betrag über 250 Euro müssen zusätzlich folgende Angaben enthalten: Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Name des Bewirtenden (Randziffern 10 bis 12 des BMF-Schreibens vom 19.11.2025).

Zudem gilt für Beträge über 250 Euro: "Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. § 146a Absatz 1 AO (Abgabenordnung) i. V. m. § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV (Kassensicherungsverordnung), werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb ist in diesen Fällen nach § 146a Absatz 2 AO verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen" (Rn. 13 BMF-Schreiben vom 19.11.2025).

Auch für den Ausfall der Sicherheitseinrichtung ist eine Regelung getroffen: "Fällt die TSE aus, darf nach AEAO (Abgabenordnung-Anwendungserlass) zu § 146a Nummer 1.14.2, 1.14.3 und 2.7 das elektronische Aufzeichnungssystem weiterbetrieben werden, wenn der Ausfall auf dem Beleg z. B. durch eine fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung ersichtlich ist. Für entsprechend ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug grundsätzlich zulässig" (Rn. 13 BMF-Schreiben vom 19.11.2025).

Bei der Übermittlung der Rechnung mit einem Betrag von mehr als 250 Euro gilt eine Pflicht zu einem elektronischen Format des Belegs, aber nicht zur standardisierten E-Rechnung: "Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen in digitaler Form übermittelt werden (als E-Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG (Umsatzsteuergesetz) oder als sonstige Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG in einem anderen elektronischen Format). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung)" (Rn. 18 BMF-Schreiben vom 19.11.2025). Auch für den Eigenbeleg gilt, dass er digital erstellt oder digitalisiert werden kann (Rn. 19 BMF-Schreiben vom 19.11.2025). Die Regelungen gelten ebenso für Bewirtungen im Ausland (Rn. 23 BMF-Schreiben vom 19.11.2025).

Erstellt von (Name) S.P. am 27.11.2025 Geändert: 27.11.2025 16:33:09 Autor:  S. P. Quelle:  Bundesministerium der Finanzen Bild:  Bildagentur PantherMedia / vadimphoto1

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