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Fahrtkosten kann ein Arbeitnehmer sich vom Arbeitgeber ersetzen lassen oder von der Steuer absetzen. Für den Arbeitgeber sind Fahrtkosten von Mitarbeitern als Betriebskosten steuerlich absetzbar.
Wenn ein Arbeitnehmer ein Beförderungsmittel benutzt, um dienstliche Wege zurückzulegen, entstehen ihm Fahrtkosten. Auf diesen Kosten soll er nicht sitzen bleiben. Wege, die durch die Arbeit veranlasst sind, lassen sich in drei Fälle unterteilen:
Diese Fahrten kann der Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten von der Steuer absetzen oder er bekommt sie vom Arbeitgeber erstattet.
Kosten für den Arbeitsweg setzt der Arbeitnehmer über die Pendlerpauschale ab. Dafür ermittelt er die Entfernung zur Arbeitsstelle. Dann kann er für jeden Tag, an dem er die Arbeitsstätte aufgesucht hat, pro Kilometer 30 Cent ansetzen, ab dem 21. Kilometer sind 35 Cent anzusetzen. Dabei zählt die Entfernung, nicht die gefahrenen Kilometer. Außerdem muss der Arbeitnehmer den kürzesten Weg wählen. Wer einen längeren Weg wählt, muss sich auf Nachfragen seines Finanzamtes einstellen und genau begründen können, warum der längere Weg beispielsweise die Fahrtzeit verkürzt. Arbeitnehmer können die Pendlerpauschale nur bis zu einer Höhe von 4.500 Euro im Kalenderjahr in Anspruch nehmen. Das hat der Gesetzgeber in § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG so geregelt.
Wer weit weg vom eigentlichen Wohnsitz arbeitet, kann ebenfalls die Pendlerpauschale in Anspruch nehmen. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall eine Heimfahrt pro Woche von der Steuer absetzen. Voraussetzung: Er muss eine doppelte Haushaltsführung gemeldet haben. Auch hier gilt die einfache Entfernung. Der Anspruch gilt auch, wenn in Wirklichkeit gar keine Fahrtkosten entstanden sind, weil der Wochenendpendler beispielsweise eine kostenlose Mitfahrgelegenheit hat. Das hat im April 2013 der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden (Az. VI R 29/12).
Achtung! Übernimmt der Arbeitgeber die Fahrtkosten, geht auch der Steuervorteil auf ihn über. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall keine Pendlerpauschale mehr absetzen.
Dienstfahrten übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Fahrtkosten seiner Mitarbeiter sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die realen Kosten ersetzen, die diesem entstehen, wenn er für Dienstfahrten sein eigenes Auto benutzt. Er kann aber auch mit Kilometerpauschalen arbeiten. Das ist der einfache Weg, der sich durchgesetzt hat.
Standardisierte Kilometerpauschale
Folgende Kilometerpauschalen akzeptiert das Finanzamt anstandslos und ohne Nachweis:
Tatsächliche Kosten berechnen
Will der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt die tatsächlichen Kosten seiner Dienstfahrten ersetzt haben, berechnet er zunächst die Gesamtkosten seines Fahrzeugs. Wichtig: Bei der Berechnung des Wertverlustes muss der Arbeitnehmer eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde legen. Er kann also 16,66 % des Kaufpreises als Wertverlust anrechnen.
Achtung! Diese Kosten müssen nachgewiesen werden. Das macht die Sache auch für den Arbeitnehmer aufwendig.
Von diesen Gesamtkosten kann der Arbeitnehmer
In beiden Fällen müssen Dienstfahrten anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Mit den Pauschalen werden grundsätzlich alle mit dem Betrieb eines Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgedeckt (beispielsweise Aufwendungen für eine Garage, Kreditzinsen, Reifen, Fahrzeugpflege). Weiterhin decken diese Pauschalen auch Kosten bezüglich Parkgebühren, sowie die Aufwendungen für Fahrzeug-Versicherungen.
Neben den Kilometersätzen können auch nicht vorhersehbare Kosten, die während einer Dienstfahrt eines Arbeitnehmers mit dem eigenen Personenkraftwagen entstanden sind, steuerfrei erstattet werden. Hierzu gehören Aufwendungen zur Beseitigung von Unfallschäden, Aufwendungen infolge eines Schadens durch Fahrzeugdiebstahl.
Fahrtkostenabrechnung
In der Regel wird ein Unternehmen ein standardisiertes Formular zur Fahrtkostenabrechnung für seine Mitarbeiter bereit halten. Eine Fahrtkostenabrechnung sollte die folgenden Angaben enthalten:
Quelle: Rechnungswesen-Portal.de, Dejure.org, Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. letzte Änderung W.V.R. am 22.12.2022 Autor(en): Wolff von Rechenberg Bild: Bildagentur PantherMedia / Alessandro Bianco |
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Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln. |
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09.09.2015 16:07:31 - Volker Schneidereit
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