Fahrtkosten: Das sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen

Wolff von Rechenberg
Fahrtkosten kann ein Arbeitnehmer sich vom Arbeitgeber ersetzen lassen oder von der Steuer absetzen. Für den Arbeitgeber sind Fahrtkosten von Mitarbeitern als Betriebskosten steuerlich absetzbar.

Wenn ein Arbeitnehmer ein Beförderungsmittel benutzt, um dienstliche Wege zurückzulegen, entstehen ihm Fahrtkosten. Auf diesen Kosten soll er nicht sitzen bleiben. Wege, die durch die Arbeit veranlasst sind, lassen sich in drei Fälle unterteilen: 
  1. Der tägliche Weg in die Firma und zurück nach Hause.
  2. Familienheimfahrten bei Wochenendpendlern (Doppelte Haushaltsführung).
  3. Wege zu Auswärtstätigkeiten im Auftrag des Arbeitgebers.

Diese Fahrten kann der Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten von der Steuer absetzen oder er bekommt sie vom Arbeitgeber erstattet.

Tägliche Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte (ab 2014 "erste Arbeitsstätte")

Kosten für den Arbeitsweg setzt der Arbeitnehmer über die Pendlerpauschale ab. Dafür ermittelt er die Entfernung zur Arbeitsstelle. Dann kann er für jeden Tag, an dem er die Arbeitsstätte aufgesucht hat, pro Kilometer 30 Cent ansetzen, ab dem 21. Kilometer sind 38 Cent anzusetzen.

Dabei zählt die Entfernung, nicht die gefahrenen Kilometer. Außerdem muss der Arbeitnehmer den kürzesten Weg wählen. Wer einen längeren Weg wählt, muss sich auf Nachfragen seines Finanzamtes einstellen und genau begründen können, warum der längere Weg beispielsweise die Fahrtzeit verkürzt. Arbeitnehmer können die Pendlerpauschale nur bis zu einer Höhe von 4.500 Euro im Kalenderjahr in Anspruch nehmen. Das hat der Gesetzgeber in  § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG so geregelt. 


Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung 

Wer weit weg vom eigentlichen Wohnsitz arbeitet, kann ebenfalls die Pendlerpauschale in Anspruch nehmen. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall eine Heimfahrt pro Woche von der Steuer absetzen. Voraussetzung: Er muss eine doppelte Haushaltsführung gemeldet haben. Auch hier gilt die einfache Entfernung. Der Anspruch gilt auch, wenn in Wirklichkeit gar keine Fahrtkosten entstanden sind, weil der Wochenendpendler beispielsweise eine kostenlose Mitfahrgelegenheit hat. Das hat im April 2013 der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden (Az. VI R 29/12).
Achtung! Übernimmt der Arbeitgeber die Fahrtkosten, geht auch der Steuervorteil auf ihn über. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall keine Pendlerpauschale mehr absetzen. 

Fahrtkosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit

Dienstfahrten übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Fahrtkosten seiner Mitarbeiter sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die realen Kosten ersetzen, die diesem entstehen, wenn er für Dienstfahrten sein eigenes Auto benutzt. Er kann aber auch mit Kilometerpauschalen arbeiten. Das ist der einfache Weg, der sich durchgesetzt hat. 

Standardisierte Kilometerpauschale

Folgende Kilometerpauschalen akzeptiert das Finanzamt anstandslos und ohne Nachweis:
  • Auto: 0,30 Euro je Fahrtkilometer
  • Motorrad oder Moped: 0,20 Euro je Fahrtkilometer

Tatsächliche Kosten berechnen

Will der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt die tatsächlichen Kosten seiner Dienstfahrten ersetzt haben, berechnet er zunächst die Gesamtkosten seines Fahrzeugs. Wichtig: Bei der Berechnung des Wertverlustes muss der Arbeitnehmer eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde legen. Er kann also 16,66 % des Kaufpreises als Wertverlust anrechnen.
Achtung! Diese Kosten müssen nachgewiesen werden. Das macht die Sache auch für den Arbeitnehmer aufwendig.

Von diesen Gesamtkosten kann der Arbeitnehmer
  • den Anteil der Dienstfahrten ansetzen - entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten an der Gesamtfahrleistung.
  • eine individuelle Kilometerpauschale ansetzen, die er aus den Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtfahrleistung eines Jahres ermittelt.

In beiden Fällen müssen Dienstfahrten anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Mit den Pauschalen werden grundsätzlich alle mit dem Betrieb eines Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgedeckt (beispielsweise Aufwendungen für eine Garage, Kreditzinsen, Reifen, Fahrzeugpflege). Weiterhin decken diese Pauschalen auch Kosten bezüglich Parkgebühren, sowie die Aufwendungen für Fahrzeug-Versicherungen.

Neben den Kilometersätzen können auch nicht vorhersehbare Kosten, die während einer Dienstfahrt eines Arbeitnehmers mit dem eigenen Personenkraftwagen entstanden sind, steuerfrei erstattet werden. Hierzu gehören Aufwendungen zur Beseitigung von Unfallschäden, Aufwendungen infolge eines Schadens durch Fahrzeugdiebstahl.

Fahrtkostenabrechnung

In der Regel wird ein Unternehmen ein standardisiertes Formular zur Fahrtkostenabrechnung für seine Mitarbeiter bereit halten. Eine Fahrtkostenabrechnung sollte die folgenden Angaben enthalten:
  • Grund/Anlass der Reise
  • Reisedatum
  • genutztes Verkehrsmittel
  • gefahrene Kilometer bzw. 
  • Gesamtkosten
  • ggf. Nachweis der Belege bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel 
  • Name des Fahrers
  • Bankverbindung des Antragstellers
  • Datum des Antrags auf Fahrtkostenerstattung
  • Unterschrift des Antragstellers

Fragen und Antworten

Wegen unregelmäßiger Arbeitszeiten fahre ich oft zwischendurch noch einmal nach Hause und habe daher den doppelten Arbeitsweg. Kann ich dann auch die doppelte Pendlerpauschale absetzen oder vom Arbeitgeber ersetzen lassen?
Nein. Die Pendlerpauschale ist eine Entfernungspauschale. Sie richtet sich nicht danach, wie oft ein Arbeitnehmer zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte pendelt.

Kann ich meine Fahrtkostenabrechnung auch nachträglich einreichen? Welche Frist gilt hier?
In vielen Unternehmen gibt es dazu tarifvertragliche Regelungen. Allgemein gilt die Gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Für den öffentlichen Dienst formuliert § 3 Bundesreisekostengesetz eine Frist von sechs Monaten, in der die Fahrtkostenabrechnung vorliegen muss.

Wie viel Cent kann man in einer Reisekostenabrechnung absetzen?
Es ist möglich 30 Cent pro Kilometer abzusetzen. Seit 2022 besteht ebenso die Möglichkeit ab dem 21. Kilometer 38 Cent abzusetzen. Bei Motorräder besteht hingegen nur eine reduzierte Kilometerpauschale von 20 Cent pro Kilometer.

Kann man Firmenwagen und Kilometerpauschale nutzen?
Nein das ist nicht möglich. Die Kilometerpauschale darf nicht genutzt werden, wenn man nicht mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist. 

Die Reisekostenabrechnung muss dem Finanzamt vorgelegt werden -  was gibt es zu beachten?
Es gibt für die Reisekostenabrechnung keine formalen Vorgaben, sodass Abrechnungen sowohl in Excel als auch handschriftlich erstellt werden können. Wichtig ist jedoch, dass jeder Ausgabenposten übersichtlich aufgelistet und durch Belege nachweisbar ist. Zudem müssen die Ausgaben im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit glaubhaft nachgewiesen werden.




Quelle: Rechnungswesen-Portal.de, Dejure.org, Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V.
letzte Änderung W.V.R. am 25.05.2024
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Alessandro Bianco


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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09.09.2015 16:07:31 - Volker Schneidereit

Leider mischen Sie trotz Aktualisierung im Jahr 2015 noch Kilometerpauschalen aus dem Jahr 2013 in diesen Beitrag

Ebenso ist Ihnen dies beim Reisekostenrecht gelungen.
Hier kürzen Sie die Verpflegungspauschalen bei arbeitgeberseitigen Mahlzeiten mit den Sachbezugswerten.
Auch dies ist mit dem 1.1.2014 bereits geändert worden. :(
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10.09.2015 15:10:07 - wvr

Sehr geehrter Herr Schneidereit,

vielen Dank für den Hinweis. In den angesprochenen Beiträgen standen tatsächlich veraltete Informationen. Wir haben das korrigiert.

Mit besten Grüßen
Die Redaktion
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21.09.2015 17:21:03 - Claudia

Mein Arbeitgeber zählt mir die Fahrtkosten. Kann er dieses von heut auf morgen einstellen?
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22.09.2015 09:28:01 - wvr

Liebe Leser,

bitte stellen Sie Fragen zu Einzelfällen nur im Forum.
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Dort wird Ihre Frage auch von anderen Nutzern gefunden.
Hinterlassen Sie in den Kommentaren bitte nur Anmerkungen oder Fragen direkt zum Artikel.

Vielen Dank
wvr
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22.09.2015 16:09:45 - Gast

Hallo
kann ein Anspruch auf Erstattung von Dienstreisen auch verfallen, gibt es Abrechnungszeiträume?
Und wenn ja, wo kann ich das nachlesen, bzw. welches Gesetz trifft hier zu?
Gruß Eva
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22.10.2015 12:31:05 - Mimi

Sehr geehrte Damen und Herren,

mein Arbeitsweg beträgt 12 km (einfache Fahrt) ich bin  mit meinem Arbeitgeber in Verhandlung über Fahrtkosten da ich nur einen 450 EURO Job habe und oft durch Springertätigkeit ( Kollegin krank) diese Strecke 4 mal am Tag fahre. Ich bekomme nur rund 20 Euro an Fahrgeld
das ist mir eindeutig zu wenig.
Ich frage mich warum mein Arbeitgeber mir nicht einfach Pauschal 100 Euro an Fahrtgeld zahlen kann und fertig.
Welche Nachteile entstehen ihm dadurch?

Liebe Grüsse
[ Zitieren | Name ]

22.10.2015 13:17:09 - Besucher

Hallo Mimi,

das Folgende mag sich ungerecht anhören: Die Pendlerpauschale, auf die du wahrscheinlich anspielst, gilt immer nur einfach. Egal wie oft du die Strecke zurücklegst. Für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte kann der Arbeitnehmer aber nur die Pendlerpauschale ansetzen, weil es sich nicht um eine Dienstreise handelt. Würde dir der Arbeitgeber 100 Euro Fahrgeld zahlen, dann müsste er 80 Euro davon als geldwerten Vorteil deinem Lohn hinzurechnen. Damit wäre dein Job vermutlich kein Minijob mehr.

Gruß
Besucher
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22.10.2015 13:33:37 - wvr

Hallo Eva,

wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nichts anderes vereinbart wurde, sollte die Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 BGB gelten. Für den öffentlichen Dienst formuliert § 3 Bundesreisekostengesetz (BRKG) eine Frist von sechs Monaten.

Beste Grüße
wvr
[ Zitieren | Name ]

19.01.2016 13:29:08 - Carlo

Hallo,

mein Arbeitgeber ersetzt mir meine dienstlich (Termin beim Kunden) gefahrenen Kilometer mit 0,30 €.
Von meiner Arbeitsstätte zum Kunden sind es bspw. 80 km, somit in Summe 160 km.
Häufig sind meine Kundentermin abends. Danach fahre ich direkt nach Hause. Mein Wohnort liegt aber nur 20 km vom Kunden entfernt.
Was rechne ich ab?
2 x 80 km (weil hin und zurück zum Dienstsitz)
1 x 80 und 1 x 20 km (wobei die 20 km ja auch wieder eine Privatfahrt wären)

Ich habe bislang 2 x 80 km abgerechnet, da ich lt. Arbeitsvertrag einen festgelegten Dienstsitz habe. Auch aus versicherungstechnischen Gründen ist dies wohl notwendig.

Mein Arbeitgeber will gerne sparen und ich beharrte (bislang) auf der Argumentation, eine Dienstfahrt fängt am Dienstort an und hört dort wieder auf.

Danke im voraus für Rückinfo.
Gruß Carlo
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01.02.2016 18:15:09 - Birgit

hallo,
Mein Sohn ist vor einem Jahr umgezogen, er hat den Umzug dem Arbeitgeber angegeben. Ihm wurde durch Vergessenheit kein Fahrgeld gezahlt. Telefonische Mahnungen hatten keinen Erfolg. Erst jetzt wurde ihm mitgeteilt, dass Fahrgeld für 6 Monate rückwirkend gezahlt wird, die restlichen 6Monate aber nicht. Ist die rechtens?

viele Grüße
b. Ranft
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02.02.2016 08:53:44 - FreelancerHH

Hallo Frau Ranft,

das lässt sich ohne Kenntnis des Arbeitsvertrags nicht sagen. Der Arbeitgeber kann eine Frist festlegen, innerhalb derer die Reisekosten abgerechnet sein müssen. Arbeitet Ihr Sohn im öffentlichen Dienst? Dann würden wohl tatsächlich nur Reiseksoten bis sechs Monate rückwirkend erstattet. Steht jedenfalls so im Beitrag.

Gruß
FHH
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13.02.2016 17:25:36 - Gast

Hallo,
Ich habe mal eine frage. Ich absolviere ein duales studium im sozialen bereich. Eigentlich ist meine ausbildungsstätte 5 km von meinem wohnort entfernt, doch ich werde oft in anderen staedten eingesetzt, wodurch ich manchmal an einem tag 100 kilometer mit meinem privat pkw fahren muss. Mein arbeitgeber übernimmt diese fahrtkosten nicht, nur wenn ich an einem tag an zwei verschiedenen dienstorten bin. In diesem fall wird dann aber auch nur die fahrt vom ersten zum zweiten dienstort übernommen. Ist das rechtens?
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15.02.2016 08:43:53 - wvr

Liebe Leser,

bitte nutzen Sie die Kommentare nur für Anmerkungen direkt zum Artikel. Fragen zu Einzefällen stellen Sie bitte in unserem Forum. Dort können sie von anderen Nutzern gefunden und beantwortet werden.

Vielen Dank
Die Redaktion
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18.02.2016 12:38:10 - Gast

Hallo,
Ich erhalte von meinem Arbeitgeber 100€ (pro Monat) als Fahrgeldzuschuss, ich fahre jeden Tag (Mo.-Fr) 38km in die Arbeit.. Wäre es für mich besser den Fahrgeldzuschuss nicht zu nehmen und die Fahrkosten als Werbungskosten bei der Steuererklärung anzugeben?
[ Zitieren | Name ]

18.02.2016 12:47:20 - Gast

Hallo,

Ich erhalte von meinem Arbeitgeber einen fahrkostenzuschuss von 100€ monatlich. Der einfache Entfernungsweg zw. Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 38km. Meine Frage ist ob es für mich besser wäre wenn ich den Zuschuss nicht annehme, da ich ja mein Fahrtenweg als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen kann?
[ Zitieren | Name ]

18.02.2016 13:28:36 - Lumi

Hallo,

Ich erhalte von meinem Arbeitgeber einen fahrkostenzuschuss von 100€ monatlich. Der einfache Entfernungsweg zw. Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 38km. Meine Frage ist ob es für mich besser wäre wenn ich den Zuschuss nicht annehme, da ich ja mein Fahrtenweg als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen  kann?
[ Zitieren | Name ]

15.03.2016 14:44:46 - Gast

Besteht in folgendem Fall Anspruch auf Erstattung der Fahrtkosten vom Arbeitgeber:
Teilnahme an einem vom Arbeitgeber bezahlten Seminar, das in einem Hotel stattfindet, das auf dem Weg vom Wohnort zum Arbeitsplatz liegt.
Das heißt, die Fahrt zum Arbeitsplatz ist länger als die Fahrt zum Seminar. Die Fahrt findet mit dem privaten PKW statt. Der Arbeitnehmer hat also niedrigere Kosten als wenn er zum Arbeitsplatz gefahren wäre, wofür er vom Arbeitgeber keine Erstattung erhält. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden bei der Steuererklärung geltend gemacht.
Gibt es hier eine gesetzliche Regelung, auf die man sich beziehen kann, ob in dem beschriebenen Fall Anspruch auf km-Geld besteht? Vielen Dank!
[ Zitieren | Name ]

21.03.2016 18:25:07 - Gast

Hallo,

habe täglich eine Strecke von 60km zu fahren (einfach), bekomme diese aber nicht vom Arbeitgeber zurück erstattet. Gibt es noch einen anderen Weg, außer das Spritgeld bei der Steuererklärung abzugeben? Das dauert mir nämlich zu lange.  ;)
[ Zitieren | Name ]

22.03.2016 08:38:25 - wvr

Liebe Leser,

Bitte nutzen Sie die Kommentare nur für Anmerkungen direkt zum Artikel. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass es uns nicht erlaubt ist, im Einzelfall Steuer- oder Rechtsberatung anzubieten. Fragen zu Einzelfällen stellen Sie deshalb bitte in unserem Forum. Dort können sie von anderen Nutzern gefunden und beantwortet werden.

Vielen Dank
Die Redaktion
[ Zitieren | Name ]

22.03.2016 08:41:05 - HaWeBe

Hallo,

Zitat
Gast schreibt:
Hallo,

Ich erhalte von meinem Arbeitgeber 100€ (pro Monat) als Fahrgeldzuschuss, ich fahre jeden Tag (Mo.-Fr) 38km in die Arbeit.. Wäre es für mich besser den Fahrgeldzuschuss nicht zu nehmen und die Fahrkosten als Werbungskosten bei der Steuererklärung anzugeben?

Das musst du mit einem Steuerberater durchrechnen. Das hängt von sonstigen Werbungskostenumfang ab.

Gruß
HaWeBe
[ Zitieren | Name ]
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