Fahrtkosten: Das sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen

Fahrtkosten kann ein Arbeitnehmer sich vom Arbeitgeber ersetzen lassen oder von der Steuer absetzen. Für den Arbeitgeber sind Fahrtkosten von Mitarbeitern als Betriebskosten steuerlich absetzbar.

Wenn ein Arbeitnehmer ein Beförderungsmittel benutzt, um dienstliche Wege zurückzulegen, entstehen ihm Fahrtkosten. Auf diesen Kosten soll er nicht sitzen bleiben. Wege, die durch die Arbeit veranlasst sind, lassen sich in drei Fälle unterteilen: 

1. Der tägliche Weg in die Firma und zurück nach Hause.
2. Familienheimfahrten bei Wochenendpendlern (Doppelte Haushaltsführung).
3. Wege zu Auswärtstätigkeiten im Auftrag des Arbeitgebers.

Diese Fahrten kann der Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten von der Steuer absetzen oder er bekommt sie vom Arbeitgeber erstattet.

Tägliche Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte (ab 2014 "erste Arbeitsstätte")

Kosten für den Arbeitsweg setzt der Arbeitnehmer über die Pendlerpauschale ab. Dafür ermittelt er die Entfernung zur Arbeitsstelle. Dann kann er für jeden Tag, an dem er die Arbeitsstätte aufgesucht hat, pro Kilometer 30 Cent ansetzen, ab dem 21. Kilometer sind 38 Cent anzusetzen.

Dabei zählt die Entfernung, nicht die gefahrenen Kilometer. Außerdem muss der Arbeitnehmer den kürzesten Weg wählen. Wer einen längeren Weg wählt, muss sich auf Nachfragen seines Finanzamtes einstellen und genau begründen können, warum der längere Weg beispielsweise die Fahrtzeit verkürzt. Arbeitnehmer können die Pendlerpauschale nur bis zu einer Höhe von 4.500 Euro im Kalenderjahr in Anspruch nehmen. Das hat der Gesetzgeber in  § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG so geregelt. 

Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung 

Wer weit weg vom eigentlichen Wohnsitz arbeitet, kann ebenfalls die Pendlerpauschale in Anspruch nehmen. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall eine Heimfahrt pro Woche von der Steuer absetzen. Voraussetzung: Er muss eine doppelte Haushaltsführung gemeldet haben. Auch hier gilt die einfache Entfernung. Der Anspruch gilt auch, wenn in Wirklichkeit gar keine Fahrtkosten entstanden sind, weil der Wochenendpendler beispielsweise eine kostenlose Mitfahrgelegenheit hat. Das hat im April 2013 der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden (Az. VI R 29/12).

Fahrtkosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit

Dienstfahrten übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Fahrtkosten seiner Mitarbeiter sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die realen Kosten ersetzen, die diesem entstehen, wenn er für Dienstfahrten sein eigenes Auto benutzt. Er kann aber auch mit Kilometerpauschalen arbeiten. Das ist der einfache Weg, der sich durchgesetzt hat. 

Standardisierte Kilometerpauschale

Folgende Kilometerpauschalen akzeptiert das Finanzamt anstandslos und ohne Nachweis:

• Auto: 0,30 Euro je Fahrtkilometer
• Motorrad oder Moped: 0,20 Euro je Fahrtkilometer

Tatsächliche Kosten berechnen

Will der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt die tatsächlichen Kosten seiner Dienstfahrten ersetzt haben, berechnet er zunächst die Gesamtkosten seines Fahrzeugs. Wichtig: Bei der Berechnung des Wertverlustes muss der Arbeitnehmer eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde legen. Er kann also 16,66 % des Kaufpreises als Wertverlust anrechnen.
Von diesen Gesamtkosten kann der Arbeitnehmer

• den Anteil der Dienstfahrten ansetzen - entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten an der Gesamtfahrleistung.
• eine individuelle Kilometerpauschale ansetzen, die er aus den Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtfahrleistung eines Jahres ermittelt.

In beiden Fällen müssen Dienstfahrten anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Mit den Pauschalen werden grundsätzlich alle mit dem Betrieb eines Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgedeckt (beispielsweise Aufwendungen für eine Garage, Kreditzinsen, Reifen, Fahrzeugpflege). Weiterhin decken diese Pauschalen auch Kosten bezüglich Parkgebühren, sowie die Aufwendungen für Fahrzeug-Versicherungen.

Neben den Kilometersätzen können auch nicht vorhersehbare Kosten, die während einer Dienstfahrt eines Arbeitnehmers mit dem eigenen Personenkraftwagen entstanden sind, steuerfrei erstattet werden. Hierzu gehören Aufwendungen zur Beseitigung von Unfallschäden, Aufwendungen infolge eines Schadens durch Fahrzeugdiebstahl.

Fahrtkostenabrechnung

In der Regel wird ein Unternehmen ein standardisiertes Formular zur Fahrtkostenabrechnung für seine Mitarbeiter bereit halten. Eine Fahrtkostenabrechnung sollte die folgenden Angaben enthalten:

• Grund/Anlass der Reise
• Reisedatum
• genutztes Verkehrsmittel
• gefahrene Kilometer bzw. 
• Gesamtkosten
• ggf. Nachweis der Belege bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel 
• Name des Fahrers
• Bankverbindung des Antragstellers
• Datum des Antrags auf Fahrtkostenerstattung
• Unterschrift des Antragstellers
  
  

Fragen und Antworten

Wegen unregelmäßiger Arbeitszeiten fahre ich oft zwischendurch noch einmal nach Hause und habe daher den doppelten Arbeitsweg. Kann ich dann auch die doppelte Pendlerpauschale absetzen oder vom Arbeitgeber ersetzen lassen?
Nein. Die Pendlerpauschale ist eine Entfernungspauschale. Sie richtet sich nicht danach, wie oft ein Arbeitnehmer zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte pendelt.

Kann ich meine Fahrtkostenabrechnung auch nachträglich einreichen? Welche Frist gilt hier?
In vielen Unternehmen gibt es dazu tarifvertragliche Regelungen. Allgemein gilt die Gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Für den öffentlichen Dienst formuliert § 3 Bundesreisekostengesetz eine Frist von sechs Monaten, in der die Fahrtkostenabrechnung vorliegen muss.

Wie viel Cent kann man in einer Reisekostenabrechnung absetzen?
Es ist möglich 30 Cent pro Kilometer abzusetzen. Seit 2022 besteht ebenso die Möglichkeit ab dem 21. Kilometer 38 Cent abzusetzen. Bei Motorräder besteht hingegen nur eine reduzierte Kilometerpauschale von 20 Cent pro Kilometer.

Kann man Firmenwagen und Kilometerpauschale nutzen?
Nein das ist nicht möglich. Die Kilometerpauschale darf nicht genutzt werden, wenn man nicht mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist. 

Die Reisekostenabrechnung muss dem Finanzamt vorgelegt werden -  was gibt es zu beachten?
Es gibt für die Reisekostenabrechnung keine formalen Vorgaben, sodass Abrechnungen sowohl in Excel als auch handschriftlich erstellt werden können. Wichtig ist jedoch, dass jeder Ausgabenposten übersichtlich aufgelistet und durch Belege nachweisbar ist. Zudem müssen die Ausgaben im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit glaubhaft nachgewiesen werden.

Quelle: Rechnungswesen-Portal.de, Dejure.org, Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. letzte Änderung W.V.R. am 25.05.2024 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  Bildagentur PantherMedia / Alessandro Bianco

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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