Elektronische Gehaltsabrechnung für Arbeitnehmer

Regeln und Tipps für den digitalen Lohnzettel

Wolff von Rechenberg
Arbeitnehmer haben ein Anrecht auf eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung in Textform. In der Regel stellen deutsche Unternehmen ihren Mitarbeitenden den Lohnzettel in Papierform in den Briefkasten zu. Das ist nicht nur teuer (Papier- und Portokosten), es wirkt in digitalen Zeiten auch anachronistisch. In Zeiten, in denen der Arbeitnehmer Kontoauszüge, Behördenbescheide oder Vertragsformulare zum Download erhält, muss er die Gehaltsabrechnung immer noch aus dem Briefkasten fischen – nur, um sie anschließend einzuscannen und abzuspeichern. Dabei ist die Papierform nirgends vorgeschrieben. Für die elektronische Gehaltsabrechnung gelten allerdings einige rechtliche Regeln:

Kein digitaler Lohnzettel ohne Einverständnis der Empfänger

Unternehmen dürfen nur mit Einverständnis ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu einer elektronischen Gehaltsabrechnung wechseln. Das hat das Landesarbeitsgericht Hamm entschieden (Az.: 2 Sa 179/21). Unternehmen brauchen von jedem einzelnen Arbeitnehmer eine unterschriebene Einverständniserklärung. Dieses Einverständnis gilt individuell: Mitarbeitende, die der elektronischen Gehaltsabrechnung nicht zustimmen, müssen ihre Lohnzettel weiterhin per Post bekommen.

Das LAG Hamm hat außerdem festgelegt, dass es nicht reicht, wenn ein Unternehmen die Gehaltsabrechnung etwa zum Download auf seiner Webseite zur Verfügung stellt. Die Mitarbeitenden müssen außerdem aktiv darauf hingewiesen werden, dass die neue Gehaltsabrechnung online steht. Das kann etwa durch eine E-Mail geschehen.


Datenschutz

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stuft Personaldaten als besonders schutzwürdig ein. Angewandt auf die Lohnabrechnung bedeutet dies: Die Lohnabrechnung geht niemanden etwas an, außer dem Lohnbuchhalter und dem einzelnen Arbeitnehmer. Die Abrechnung muss vor dem Zugriff und Einblick Unbefugter sicher sein. Das Unternehmen muss also einen sicheren Passwortschutz einrichten. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik erklärt den sicheren Umgang mit Passwörtern in einem Leitfaden (s. Webtipps). Wenn die IT-Abteilung die Passwörter erzeugen würde, könnte sich jemand aus dieser Abteilung unberechtigten Zugriff auf die Lohnabrechnungen verschaffen.

Tipp: Das gewählte Verfahren sollte dem Empfänger die Wahl des Passwortes überlassen. Unternehmen sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die sichere Anwendung von Passwörtern belehren, etwa in einem Schriftstück, das der Mitarbeitende unterschreiben muss. Der Leitfaden des BSI kann hier übernommen werden.

Technik: Versand oder Download

Die Gehaltsabrechnung ist ein rechtlich relevantes Dokument. Auf dem Weg von der Lohnbuchhaltung zum Arbeitnehmer muss der Übermittlungsprozess einen Verlust oder eine Veränderung am Inhalt ausschließen. Technisch bieten sich zwei Wege, auf denen Unternehmen ihrer Belegschaft die elektronische Gehaltsabrechnung zur Verfügung stellen können.

1. Versand einer passwortgeschützten PDF-Datei

Die Haufe-Akademie empfiehlt in einem Beitrag zum Thema den PDF/A-Standard für den Versand von Gehaltsabrechnungen, weil dieser Manipulationen weitgehend ausschließe. Der Versand setzt eine sogenannte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für den Übertragungsweg der E-Mail voraus. Dazu bieten sich Kryptographiesysteme wie PGP oder S/MIME an.
  • Vorteil des Verfahrens: Viele Lohnbuchhaltungssysteme können PDF-Dateien nach dem geforderten Standard versenden. Der Einführungsaufwand für das Unternehmen ist nicht der Rede wert. 
  • Nachteil des Verfahrens: Es setzt auch empfängerseitig ein Minimum an technischem Knowhow voraus.

2. Download

Unternehmen könnten dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin die Gehaltsabrechnung in einem passwortgeschützten Onlinebereich zum Download zur Verfügung stellen. Dieser Bereich darf nur über eine mit einem offiziellen Sicherheitszertifikat verschlüsselte Verbindung zugänglich sein.
  • Vorteil des Verfahrens: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen ein solches Verfahren vom Onlineshopping oder Onlinebanking. 
  • Nachteil des Verfahrens: Das Unternehmen muss den geschützten Mitarbeiterbereich auf seiner Website erstellen und die Prozesse darauf anpassen. Gerade kleinen Unternehmen fehlen dazu Technik, Knowhow und qualifiziertes Personal.



Quelle: Haufe-Akademie, BSI, betriebsratspraxis24.de
letzte Änderung W.V.R. am 04.01.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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