Effizientes Spesenmanagement durch KI: Prävention und Bekämpfung von Betrug

Fehler und Betrug in der Verwaltung von Geschäftsausgaben sind weitverbreitete Herausforderungen für Unternehmen. In einem zunehmend komplexen Geschäftsumfeld, das von digitalen Lösungen geprägt ist, gewinnt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Prävention und Aufdeckung von Betrug an Bedeutung.

Warum ist Betrugsprävention wichtiger denn je?

Laut einer Studie der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) verlieren Unternehmen jährlich bis zu fünf Prozent ihres Umsatzes durch betrügerische Aktivitäten. Besonders betroffen sind kleine und mittlere Unternehmen, die oft nicht über ausreichende Ressourcen zur Überwachung ihrer Finanzprozesse verfügen. Fehlerhafte oder absichtlich manipulierte Reisekostenabrechnungen sind dabei ein häufiges Einfallstor.

Mehr Transparenz, weniger Risiko: innovative Tools erkennen Abweichungen

Der Einsatz von KI ermöglicht es, umfangreiche Datenmengen in Echtzeit zu analysieren und verdächtige Muster zu erkennen. In manchen digitalen Abrechnungssystemen kann die KI die Plausibilität sämtlicher Angaben bewerten und in einem sogenannten “Plausibilitätsindex” zusammenfassen. Er bewertet die Plausibilität von Ausgaben und markiert Abweichungen, die auf mögliche Fehler oder Betrug hinweisen könnten. Diese Technologie ermöglicht eine automatisierte Prüfung, die über manuelle Prozesse hinausgeht und Geld und Zeit spart. Der Plausibilitätsindex nutzt Algorithmen des maschinellen Lernens, um Regelabweichungen zu erkennen. Beispielsweise können doppelt eingereichte Belege oder untypisch hohe Ausgaben identifiziert werden. 

Zusätzlich können KI-basierte Anwendungen prüfen, ob die auf Rechnungen angegebenen Bankdaten mit den hinterlegten Unternehmensdaten übereinstimmen, was das Risiko gefälschter Belege erheblich reduziert. Digitale Reisekostenabrechnungssysteme prüfen dabei automatisch, ob die IBAN der eingereichten Rechnungen mit der IBAN der Stammdaten des Unternehmens hinterlegt ist, übereinstimmt. Falls dies nicht der Fall ist, generiert das System eine Warnmeldung für die Finanzabteilung.

Vorteile für Unternehmen:

• Effizienzsteigerung: Durch automatisierte Prüfungen sinkt der manuelle Aufwand erheblich und erlaubt es der Buchhaltung effizienter zu arbeiten.
• Kostenreduktion: Die Vermeidung von Fehlern und betrügerischen Aktivitäten spart Ressourcen.
• Echtzeit-Tracking: Mitarbeitende und Führungskräfte können jederzeit den Status ihrer Spesenabrechnungen einsehen.
• Compliance: Gesetzliche Vorgaben werden zuverlässig eingehalten, was rechtliche Risiken minimiert.

Fazit: Der Einsatz von KI und speziell entwickelten Lösungen wie dem Plausibilitätsindex von N2F bietet Unternehmen nicht nur Schutz vor Betrug, sondern trägt auch zu einer effizienteren und transparenteren Verwaltung der Geschäftsausgaben bei. In Zeiten digitaler Transformation ist dies ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.


Autor: Bertrand Muth, General Manager of International N2F
Vita: Bertrand Muth arbeitet seit über 25 Jahren im Bereich Finanzsoftware und hat sich auf die Entwicklung und Implementierung digitaler Lösungen spezialisiert, insbesondere in den Bereichen Buchhaltung, Finanzmanagement und Geschäftsreisekostenmanagement. Er begleitet Unternehmen darin, ihr Ausgabenmanagement effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.

Erstellt von (Name) E.R. am 11.04.2025 Geändert: 11.04.2025 07:44:02 Autor:  Bertrand Muth Bild:  Bertrand Muth

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