So können Unternehmen die steuerliche Identifikationsnummer von Arbeitnehmern ermitteln

Ab dem Veranlagungszeitraum 2023 ist für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen zwingend die Angabe einer steuerlichen Identifikationsnummer notwendig. Wie Unternehmen vorzugehen haben, wenn die Identifikationsnummer eines ihrer Beschäftigten nicht vorliegt, regelt ein aktuelles BMF-Schreiben (GZ IV C 5 - S 2295/21/10001:001; DOK 2024/0066304).

Wenn der Arbeitgeber für 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt, das Dienstverhältnis nach 2022 fortbestanden und der Beschäftigte trotz Aufforderung seine Identifikationsnummer nicht mitgeteilt hat, müssen sich Arbeitgeber an das zuständige Finanzamt wenden. Dieses teilt die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers mit, sofern die formlose schriftliche Anfrage Name, Geburtsdatum und Anschrift des Arbeitnehmers enthält. Eine Bevollmächtigung oder Zustimmung des Betreffenden ist nicht notwendig.

Unabhängig davon kann der Arbeitgeber generell die Zuteilung beziehungsweise die Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers beim zuständigen Finanzamt beantragen, wenn ihn der Beschäftigte dazu bevollmächtigt hat.

Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine steuerliche Identifikationsnummer schuldhaft nicht vorlegt und diese auch nicht über das Finanzamt erhalten werden kann, wird die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI ermittelt. Das gilt dem BMF-Schreiben zufolge vor allem:

• für im Ausland ansässige Betriebsrentner und Versorgungsempfänger, denen die Unterlagen zur Erteilung einer steuerlichen Identifikationsnummer zugeschickt wurden, diese jedoch noch nicht beantragt haben,
• für Arbeitnehmer aus dem In- und Ausland, die nur für kurze Zeit vom Arbeitgeber beschäftigt werden und die dem Arbeitgeber ihre steuerliche Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt haben,
• für Zahlungen an Sterbegeldempfänger und
• für Beschäftigte, die das Mitteilen ihrer steuerlichen Identifikationsnummer verweigern.

Die voraussichtliche Steuerklasse können Arbeitgeber nur dann zu Grunde legen, wenn der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung seiner steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat oder der Arbeitgeber aufgrund von technischen Störungen die steuerliche Identifikationsnummer nicht abrufen kann – und das auch nur für maximal drei Monate.

Erstellt von (Name) E.R. am 08.02.2024 Geändert: 08.02.2024 10:25:29 Autor:  Petra Hannen Quelle:  BMF Bild:  Bildagentur PantherMedia / kantver

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