Effizienzsteigerung durch Payroll-Outsourcing

Wie Unternehmen Zeit, Kosten und Ressourcen sparen

Die intern durchgeführte Abrechnung von Lohn und Gehalt gehört zu den komplexen Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens. Eine Vielzahl von Firmen entscheidet sich für den innovativen Ansatz, ihre Gehaltsabrechnungen extern abwickeln zu lassen. Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich. 

Die Durchführung der Lohnabrechnung stellt Monat für Monat eine komplexe Angelegenheit dar: Es bedarf umfassender Kenntnisse in verschiedenen Rechtsgebieten, wie dem Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Zudem erfordern oft wechselnde rechtliche Rahmenbedingungen eine kontinuierliche Weiterbildung. Ein Beispiel für die Komplexität ist die Handhabung des Kurzarbeitergeldes, die während der Corona-Pandemie viele Unternehmen vor erhebliche Schwierigkeiten gestellt hat.
 

Komplexität, Zeitaufwand, Fachkräftemangel

Die für die Durchführung der Gehaltsabrechnungen benötigte Zeit sollte ebenso nicht unterschätzt werden. Payroll ist eine komplexe Aufgabe, da zahlreiche Aspekte die Gehaltsabrechnungen beeinflussen können. Dazu zählen zum Beispiel personelle Veränderungen, Ausfälle von Mitarbeitenden aufgrund Krankheit, Abwesenheiten wegen Urlaub oder geleistete Überstunden. Sollte es im Rahmen des Verarbeitungsprozesses zu personellen Ausfällen in der Lohnabrechnung kommen, kann Chaos die Folge sein. Vor allem Abrechnungsfehler können für Unternehmen zu kostspieligen Angelegenheiten führen, sei es durch erforderliche Nachzahlungen, Geldstrafen oder sogar wegen juristischen Folgen. Zusätzlich wirkt sich der Mangel an qualifiziertem Personal auch auf die Lohnbuchhaltung aus. Junge Talente für die Position des Gehaltsbuchhalters reißen sich bei den Firmen längst nicht mehr um die Arbeitsplätze.
 

Payroll-Outsourcing als Antwort auf Herausforderungen

Als Lösung für diese Herausforderungen ziehen zunehmend mehr Betriebe das Outsourcing der Gehaltsabrechnung, auch „Payroll as a Service“ genannt, in Betracht. Dabei geht es um die Übertragung der Aufgaben rund um die Gehaltsabrechnung an einen spezialisierten externen Anbieter. Wenn sich ein Unternehmen für diese Möglichkeit entscheidet, übernimmt der externe Dienstleister entweder die vollständige Verantwortung für den Prozess der Gehaltsabrechnung, inklusive der Beachtung aller gesetzlichen Vorschriften, oder lediglich bestimmte Teilaspekte davon, je nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens. 
 
Durch die Entscheidung für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung ergeben sich für Unternehmen mehrere Vorzüge: In der Regel realisieren Firmen durch die Verlagerung dieser Aufgaben nach außen größere Kosteneinsparungen, als würden sie die Gehaltsabrechnungen intern durch eigene Mitarbeiter durchführen lassen. Gründe dafür sind vorrangig die Reduzierung der Lohnkosten für das benötigte Fachpersonal und Kürzung der Ausgaben für laufende Fortbildungen. Die finanziellen Einsparungen, die mit dem Outsourcing der Lohnabrechnung einhergehen, sind zudem mit einem Zugewinn an zeitlichen Kapazitäten verbunden. So sind Unternehmen in der Lage, ihre Ressourcen zielgerichteter einzusetzen, beispielsweise für die Konzentration auf strategische Kernbereiche.
  

Genauigkeit, Flexibilität und Sicherheit

Über die Einsparungen bei Kosten und Zeit hinaus bringt die Externalisierung der Gehaltsabrechnungen einen weiteren wesentlichen Nutzen mit sich: präzises Arbeiten. Anbieter von Payroll-Services sind Spezialisten in ihrem Bereich und nutzen aktuelle Software. Außerdem verfügen sie über tiefgreifendes Fachwissen und umfangreiche Erfahrung. Sie sind auf dem laufenden Stand der Gesetzgebung. Dadurch können sie ihren Kunden eine hohe Genauigkeit in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bieten.

Neben der Präzision in der Gehaltsabrechnung sprechen zwei zusätzliche Schlüsselelemente die Vorteile des Outsourcings der Payroll-Aufgaben: Anpassbarkeit und Sicherheit. Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung extern verwalten lassen, profitieren von der Fähigkeit der Dienstleister, maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dabei kann entweder die gesamte Lohnabrechnung oder nur ausgewählte Teilaufgaben ausgelagert werden. Die Anbieter sichern dabei durch ihre Systeme konsequent den Schutz der Daten. Angesichts der Sensibilität der Informationen in der Gehaltsabrechnung ist dies äußerst wichtig.  
 
Die Sorge, dass durch das Auslagern der Gehaltsabrechnung ein Verlust der Kontrolle für die Unternehmen resultiert, lässt sich entkräften. Viele Anbieter von Outsourcing-Dienstleistungen stellen den Nutzern ihrer Services Dashboards zur Verfügung, die es gestatten, wichtige Daten und Informationen jederzeit zu überprüfen, auch wenn die Abrechnungen extern abläuft.
  

Fokus auf strategische Themen

Zusammenfassend erweist sich das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung als vorteilhafte Option für Firmen, die zukünftig auf die interne Bearbeitung verzichten möchten. Der wesentliche Nutzen ergibt sich insbesondere aus der Einsparung essentieller Ressourcen, die stattdessen für strategische Unternehmensziele eingesetzt werden können. Dabei sichern die Unternehmen ihren Angestellten eine zuverlässige, termingerechte und den gesetzlichen Bestimmungen entsprechende Gehaltsabrechnung.

Erstellt von (Name) E.R. am 12.04.2024
Geändert: 12.04.2024 07:39:52
Autor:  Thomas Bischof, Teamleiter Payroll, CSS AG
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Wolfgang Filser
Drucken RSS

Premium-Stellenanzeigen


Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige
Agenda Software

Besucher-Umfrage

Wie gefällt Ihnen Lohn1x1.de? Wir freuen uns über Ihr Feedback. Zur Umfrage >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum auf Lohn1x1.de und und diskutieren ihre Fragen zur Lohnabrechnung oder zur angestrebten Weiterbildung.

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Lohn-Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Community

Community_Home.jpg






Nutzen Sie kostenfrei das Lohn1x1.de Forum und tauschen sich mit den Kollegen aus bzw. holen sich Rat für Ihre Karriere im Bereich Rechnungswesen.
Anzeige
Premium-Mitgliedschaft

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Lohn1x1.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
Anzeige

Buch-Vorstellungen


Kennzahlen-Guide

Kennzahlen-Guide-klein.pngÜber 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen. 

Preis: ab 12,90 Euro Brutto  mehr Informationen >>
 

Dashboards mit Excel

dashboards_cover.jpgWie erstelle ich ein Tacho- oder Ampel-Diagramm? Wie kann ich Abweichungen in Tabellen ansprechend visualisieren? Das wird Ihnen hier anschaulich erklärt.

Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR
oder E-Book für 12,90 EUR 
mehr Informationen >>

  

Reporting 1x1

reporting1x1-klein.jpgViel ist zum Berichtswesen oder Reporting schon geschrieben worden. Dennoch zeigen Umfragen, dass rund 50 Prozent der Empfänger von Berichten mit dem Reporting nicht zufrieden sind. Jörgen Erichsen erklärt in diesem Buch die Bedeutung und die Handhabung des Berichtswesens speziell für kleinere Betriebe. Mit zahlreichen Beschreibungen, Beispielen und Checklisten.

Taschenbuch in Farbe für 24,90 EUR
oder E-Book für 15,90 EUR 
mehr Informationen >>

Anzeige

Ihr Fachbeitrag

Autorin_pm_Jasper_Grahl.jpgGerne veröffentlichen wir auch ihren Fachbeitrag im Themenbereich Lohn- und Gehaltsbarechnung. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. Informationen dazu erhalten Sie in der Rubrik "Mitmachen" >>.
Anzeige

Reisekosten leicht abgerechnet

Reisekostenabrechnung_152px.jpgEinfach zu bedienendes, anwenderfreundliches Excel-Tool zur rechtskonformen Abrechnung von Reisekosten für ein- oder mehrtägige betrieblich und beruflich veranlasste In- und Auslandsreisen. Das Excel-Tool kommt vollständig ohne Makros aus und berücksichtigt alle derzeit geltenden gesetzlichen und steuerlichen Richtlinien. Preis 59,50 EUR  .... Mehr Informationen  hier >>

Stellenanzeigen

Lohnbuchhalter / Payroll Specialist (m/w/d)
Unser kaufmännisches Team steuert unser tägliches Business. Ob in der Buchhaltung, im Customer Service, im Einkauf oder in der operativen Auftrags­bearbeitung: Wir lieben es, zu planen, zu strukturieren, kreative Lösungen zu finden, Innovationen voranzutreiben. Wir nennen uns selbst auch Projekt­... Mehr Infos >>

Accountant Debitoren (w/m/d)
GOhiring ist eine führende Software-Lösung für automatisiertes Jobposting und Recruiting Analytics. Mit unserem Tool managen Recruiter:innen den gesamten Jobposting-Prozess an einem Ort – von datengetriebenen Multiposting-Kampagnen bis hin zur tiefgehenden Analyse entlang der Candidate-Journey. G... Mehr Infos >>

Sachbearbeiter:in Buchhaltung in Teilzeit
PERO entwickelt und produziert Anlagen zur Teilereinigung. Weltweit vertrauen unsere Kund:innen auf unser Knowhow und unsere kompetente Beratung. Unsere Technologien und ständige Innovation machen uns branchen­übergreifend zum anerkannten Partner in der Automobil-, Luftfahrt-, Schmuck-, Licht-, E... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.
Tipp-Anzeige ab 100,- EUR buchen. Weitere Infos hier >>

Softwaretipp: Quick-Lohn

Logo290122.png
Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung im Handumdrehen selbst mit Quick-Lohn und versenden alle Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Unfallversicherung direkt aus dem Programm. Auch für Baulohn. Probieren Sie Quick-Lohn gratis und völlig unverbindlich 3 Monate lang aus. Es ist keine Kündigung nötig! Weitere Informationen >>

Excel Mauspad
50 deutsche Excel-Shortcuts

  • über 50 Excel-Shortcuts für das Büro
  • Keine Suche mehr über das Internet und damit Zeitersparnis
  • Gadget für das Büro
  • Keine Zettelwirtschaft mehr auf dem Schreibtisch
  • Schnelle Antwort auf einen Shortcut wenn Kollegen Sie fragen
  • Preis: 17,95 EUR inkl. MWSt.
Jetzt hier bestellen >>

Buch-Tipp

Dashboards mit Excel im Controlling

dashboards_cover.jpgTipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.
Dafür muss der Controller sparsam mit Tabellen umgehen und Abweichungen sowie Zahlenreihen ansprechend visualisieren. Dabei kommen u. a. Tacho- und Ampeldiagramme sowie Sparklines zum Einsatz. E-Book (PDF) für 12,90 EUR. oder Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR,  Mehr Infos >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>

Software-Tipp

  Reisekostenabrechnung Excel
Reisekostenabrechnung leicht gemacht. Erstellen Sie einfach und übersichtlich Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern mit diesem Excel-Tool. Automatische Berechnungen anhand von Pauschalen, durckfähige Abrechnungen und einfache Belegverwaltung. Mehr Infos >>

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>

Excel-Training und -Auftragsarbeiten

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_290px.jpg

Sie möchten in Excel fit werden oder möchten ein individuelles Excel-Tool erstellt haben?
Wir bieten Ihnen:
  • individuelle Excel-Schulungen für Ihre Mitarbeiter (online ohne Reisekosten!)
  • lfd. Lösung von Excel-Problemfällen per Telefon/Online-Support
  • Anpassung bzw. komplette Neuerstellung von Excel-Tools
Weitere Informationen >>

Fachbeitrag hier verkaufen?

Schreiben_pm_Elena_Elisseeva.jpg 
Sie haben einen Fachbeitrag, Checkliste oder eine Berichtsvorlage für Buchhalter erstellt und möchten diese(n) zum Kauf anbieten? Über unsere Fachportale bieten wir Ihnen diese Möglichkeit.  Mehr Infos hier >>