E-Mail als Übertragungsweg für Rechnungsdokumente nicht optimal

Die Diskussion um die sichere Übermittlung elektronischer Rechnungsdaten hat durch ein aktuelles Urteil des Schleswig-Holsteinischen Oberlandesgerichts neue Relevanz erhalten (Az.: 12 U 9/24). Das Urteil verdeutlicht, dass die E-Mail als Transportweg für elektronische Rechnungsdokumente gewisse Herausforderungen mit sich bringt – insbesondere im Hinblick auf Sicherheit und Manipulationsanfälligkeit.

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) weist bereits seit geraumer Zeit darauf hin, dass E-Mails als Standardweg für den Versand und Empfang von E-Rechnungen nicht die optimale Lösung darstellen. Zwar ist die Nutzung eines einfachen E-Mail-Postfachs kurzfristig praktikabel, langfristig sollten jedoch sicherere Alternativen in Betracht gezogen werden, um Risiken zu minimieren.

Rechnungsaustausch per (ungesicherter) E-Mail erhöht Betrugsrisiken

Im zugrunde liegenden Fall hatte ein Unternehmen eine Werklohnrechnung per E-Mail an einen privaten Kunden versandt. Die Rechnung wurde jedoch durch Dritte unbefugt manipuliert, sodass die Bankverbindung des Unternehmens durch eine fremde ersetzt wurde. Der Kunde beglich die Rechnung daraufhin auf das manipulierte Konto.

Das Gericht entschied, dass diese Zahlung nicht zur Erfüllung der Zahlungspflicht führte, da sie nicht auf das richtige Konto des Unternehmens ging. Allerdings wurde dem Kunden ein Schadensersatzanspruch nach Art. 82 DSGVO zugesprochen, da das Unternehmen beim E-Mail-Versand keine ausreichenden Schutzmaßnahmen gegen Manipulationen getroffen hatte.

Herausforderungen und Verantwortlichkeiten bei der Übermittlung per E-Mail

Das OLG Schleswig-Holstein hat in seiner Entscheidung betont, dass sich Unternehmen bewusst sein sollten, dass Rechnungen per E-Mail möglicherweise nicht in jedem Fall ausreichend Schutz vor Manipulation und unberechtigtem Zugriff bieten. Cyberkriminalität und Phishing-Angriffe können die Integrität von Rechnungsdokumenten gefährden, weshalb eine kritische Prüfung dieses Übertragungswegs sinnvoll ist.
Das Gericht vertritt in seinem Urteil die Auffassung, dass im Streitfall der Versender einer Rechnung den Nachweis über den Zugang und die inhaltliche Unverfälschtheit erbringen müsse. E-Mails allein bieten hierfür keine revisionssichere Dokumentation, was unter bestimmten Umständen zu Herausforderungen führen kann.

E-Rechnungsplattformen als sicherere Alternative

Moderne E-Rechnungsplattformen und Netzwerke wie Peppol, bei denen die Übermittlung der Rechnungsdaten nicht über einen derart „öffentlichen“ Kanal wie E-Mail erfolgt, bieten einen strukturierten, sicheren und effizienten Transportweg für elektronische Rechnungen. Der VeR empfiehlt Unternehmen, sich mit alternativen Übermittlungswegen vertraut zu machen, die eine höhere Sicherheit und Nachvollziehbarkeit gewährleisten – gerade im Hinblick auf das geplante digitale Meldesystem zur Umsatzsteuer. Denn auch die Übermittlung steuerrelevanter Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung soll künftig auf Basis der verpflichtenden E-Rechnung störungsfrei und sicher in Echtzeit erfolgen.

Peppol und vergleichbare Netzwerke ermöglichen eine geschützte Umgebung für den Rechnungsaustausch, die es unbefugten Dritten erschwert, Rechnungsinhalte zu verändern. Zudem bieten diese Systeme eine verlässliche Dokumentation des Versand- und Empfangsvorgangs, wodurch eine bessere Nachvollziehbarkeit gegeben ist.

Bereits jetzt für das digitale Steuer-Meldesystem vorausplanen

Die Entscheidung des OLG Schleswig-Holstein zeigt, dass Unternehmen gut beraten sind, ihre Übertragungswege für digitale Transaktionsdokumente zu überdenken. Die Nutzung von E-Mails ist zwar (vorerst) in vielen Fällen praktikabel, es gibt jedoch sicherere Alternativen, die langfristig mehr Schutz und Effizienz bieten.

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse sollte nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch unter Sicherheits- und Effizienzgesichtspunkten optimiert werden. Der VeR empfiehlt daher, sich mit modernen, plattformbasierten Lösungen auseinanderzusetzen. 

Erstellt von (Name) E.R. am 26.02.2025 Geändert: 26.02.2025 16:04:57 Quelle:  Verband elektronische Rechnung e.V. (VeR) Bild:  Bildagentur PantherMedia / alexmillos

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