BFH-Beschluss: Alle E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten dürfen verlangt werden, aber kein Gesamtjournal der E-Mails

Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt die Herausgabe einer Vielzahl von E-Mails verlangen, die im Zusammenhang mit steuerrelevanten Vorgängen stehen. Eine Gesamtjournal, das auch die E-Mails mit nicht steuerrelevanten Inhalten umfasst, hat allerdings keine rechtliche Grundlage. Das geht aus einem Beschluss des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 30. April 2025 (Az. XI R 15/23) hervor.

Im verhandelten Fall ging es um eine konzerninterne Vereinbarung, zu der das Finanzamt (FA) Unterlagen zu Konzernverrechnungspreisen suchte. Der BFH stellte klar, dass E-Mails wie Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO (Abgabenordnung) zu behandeln sind und entsprechenden Aufbewahrungspflichten unterliegen. Unterlagen über Konzernverrechnungspreise gehören zum Anwendungsbereich des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, was zwischen dem FA und dem Unternehmen strittig war.

"Die Finanzverwaltung ist im Rahmen der Außenprüfung grundsätzlich berechtigt, vom Steuerpflichtigen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern", schreiben die Richter in ihren Leitsätzen. Allerdings fällt ein Gesamtjournal, das auch Daten zu E-Mails ohne steuerliche Relevanz enthält, nicht zu den in § 147 Abs. 6 AO genannten Unterlagen und kann deshalb auch nicht vom Steuerpflichtigen verlangt werden.

Die Richter begründen ihre Entscheidung unter anderem damit, dass das Gesamtjournal nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegt und extra für die Finanzbehörde erstellt werden müsste. "Voraussetzung für die Datenanforderung nach § 147 Abs. 6 AO ist allerdings das Bestehen einer Aufbewahrungspflicht. Der Finanzbehörde stehen diese Befugnisse deshalb nur in Bezug auf solche Unterlagen zu, die der Steuerpflichtige nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren hat. Dementsprechend ist es bereits grundsätzlich ausgeschlossen, dass die Finanzverwaltung mittels Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht in Unterlagen verlangen kann, die zwar vorhanden sind, aber vom Steuerpflichtigen nicht aufbewahrt werden müssen (BFH-Urteile vom 24.06.2009 - VIII R 80/06, BFHE 225, 302, BStBl II 2010, 452, unter II.1.b aa; vom 12.02.2020 - X R 8/18, BFH/NV 2020, 1045, Rz 16; vom 07.06.2021 - VIII R 24/18, BFHE 272, 349, BStBl II 2023, 63, Rz 13)."

Erstellt von (Name) S.P. am 02.10.2025 Geändert: 06.10.2025 10:48:08 Autor:  S. P. Quelle:  Bundesfinanzhof Bild:  Bildagentur PantherMedia / Andrey Popov

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