Bei einem in elektronischer Form geführten Fahrtenbuch muss es sich um ein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit ein Fahrten-'Buch' handeln, betont der Bundesfinanzhof in einem aktuellen Beschluss (Az. VI B 37/23). Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen demnach nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

Im Streitfall hatte ein Unternehmen in Hessen mehreren Mitarbeitern Dienstwagen zur Verfügung gestellt. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung sollte mit einer Fahrtenbuch-Software dokumentiert werden, dieses Programm war jedoch nach Ansicht der Finanzbehörde nicht fälschungssicher. Dieser Einschätzung schloss sich der Bundesfinanzhof an. Die Richter verweisen in ihrem Beschluss auf ein BFH-Urteil aus dem Jahr 2005 (Az. VI R 64/04). Der Senat habe bereits dort ausgeführt, dass eine mit einem Computerprogramm erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenem Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offen gelegt wird, kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im Sinne des Einkommensteuergesetzes darstellt. 
Wie Dokumentation und Offenlegung konkret (technisch) aussehen müssen, habe der BFH bislang nicht im Einzelnen festgelegt. Falls sich wie in dem verhandelten Fall nachträgliche Veränderungen jedoch erst durch weitere Abfragen offenlegen ließen, zu denen nur der Systemadministrator des klagenden Unternehmens die Möglichkeit habe, entspreche das nicht der geltenden Rechtsprechung. Denn es fehle an der notwendigen Geschlossenheit eines Fahrtenbuchs, wenn die Finanzverwaltung im Rahmen der Überprüfung erst weitere Listen anfordern oder Abfragen bei Dritten durchführen müsse.

Erstellt von (Name) E.R. am 07.02.2024 Geändert: 07.02.2024 08:10:16 Autor:  Petra Hannen Quelle:  BFH Bild:  Bildagentur PantherMedia / Arne Trautmann

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