Fahrtkosten: Das sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen

Fahrtkosten kann ein Arbeitnehmer sich vom Arbeitgeber ersetzen lassen oder von der Steuer absetzen. Für den Arbeitgeber sind Fahrtkosten von Mitarbeitern als Betriebskosten steuerlich absetzbar.

Wenn ein Arbeitnehmer ein Beförderungsmittel benutzt, um dienstliche Wege zurückzulegen, entstehen ihm Fahrtkosten. Auf diesen Kosten soll er nicht sitzen bleiben. Wege, die durch die Arbeit veranlasst sind, lassen sich in drei Fälle unterteilen: 

  1. Der tägliche Weg in die Firma und zurück nach Hause.
  2. Familienheimfahrten bei Wochenendpendlern (Doppelte Haushaltsführung).
  3. Wege zu Auswärtstätigkeiten im Auftrag des Arbeitgebers.

Diese Fahrten kann der Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten von der Steuer absetzen oder er bekommt sie vom Arbeitgeber erstattet.

1.Tägliche Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte (ab 2014 "erste Arbeitsstätte")

Kosten für den Arbeitsweg setzt der Arbeitnehmer über die Pendlerpauschale ab. Dafür ermittelt er die Entfernung zur Arbeitsstelle. Dann kann er für jeden Tag, an dem er die Arbeitsstätte aufgesucht hat, pro Kilometer 30 Cent ansetzen, ab dem 21. Kilometer sind 35 Cent anzusetzen. Dabei zählt die Entfernung, nicht die gefahrenen Kilometer. Außerdem muss der Arbeitnehmer den kürzesten Weg wählen. Wer einen längeren Weg wählt, muss sich auf Nachfragen seines Finanzamtes einstellen und genau begründen können, warum der längere Weg beispielsweise die Fahrtzeit verkürzt. Arbeitnehmer können die Pendlerpauschale nur bis zu einer Höhe von 4.500 Euro im Kalenderjahr in Anspruch nehmen. Das hat der Gesetzgeber in § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG so geregelt. 

2. Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung 

Wer weit weg vom eigentlichen Wohnsitz arbeitet, kann ebenfalls die Pendlerpauschale in Anspruch nehmen. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall eine Heimfahrt pro Woche von der Steuer absetzen. Voraussetzung: Er muss eine doppelte Haushaltsführung gemeldet haben. Auch hier gilt die einfache Entfernung. Der Anspruch gilt auch, wenn in Wirklichkeit gar keine Fahrtkosten entstanden sind, weil der Wochenendpendler beispielsweise eine kostenlose Mitfahrgelegenheit hat. Das hat im April 2013 der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden (Az. VI R 29/12).

Achtung! Übernimmt der Arbeitgeber die Fahrtkosten, geht auch der Steuervorteil auf ihn über. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall keine Pendlerpauschale mehr absetzen. 

3. Fahrtkosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit

Dienstfahrten übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Fahrtkosten seiner Mitarbeiter sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die realen Kosten ersetzen, die diesem entstehen, wenn er für Dienstfahrten sein eigenes Auto benutzt. Er kann aber auch mit Kilometerpauschalen arbeiten. Das ist der einfache Weg, der sich durchgesetzt hat. 

Standardisierte Kilometerpauschale

Folgende Kilometerpauschalen akzeptiert das Finanzamt anstandslos und ohne Nachweis:

  • Auto: 0,30 Euro je Fahrtkilometer
  • Motorrad oder Moped: 0,20 Euro je Fahrtkilometer


Tatsächliche Kosten berechnen

Will der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt die tatsächlichen Kosten seiner Dienstfahrten ersetzt haben, berechnet er zunächst die Gesamtkosten seines Fahrzeugs. Wichtig: Bei der Berechnung des Wertverlustes muss der Arbeitnehmer eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde legen. Er kann also 16,66 % des Kaufpreises als Wertverlust anrechnen.

Achtung! Diese Kosten müssen nachgewiesen werden. Das macht die Sache auch für den Arbeitnehmer aufwendig.

Von diesen Gesamtkosten kann der Arbeitnehmer

  • den Anteil der Dienstfahrten ansetzen - entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten an der Gesamtfahrleistung.
  • eine individuelle Kilometerpauschale ansetzen, die er aus den Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtfahrleistung eines Jahres ermittelt.


In beiden Fällen müssen Dienstfahrten anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Mit den Pauschalen werden grundsätzlich alle mit dem Betrieb eines Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgedeckt (beispielsweise Aufwendungen für eine Garage, Kreditzinsen, Reifen, Fahrzeugpflege). Weiterhin decken diese Pauschalen auch Kosten bezüglich Parkgebühren, sowie die Aufwendungen für Fahrzeug-Versicherungen.

Neben den Kilometersätzen können auch nicht vorhersehbare Kosten, die während einer Dienstfahrt eines Arbeitnehmers mit dem eigenen Personenkraftwagen entstanden sind, steuerfrei erstattet werden. Hierzu gehören Aufwendungen zur Beseitigung von Unfallschäden, Aufwendungen infolge eines Schadens durch Fahrzeugdiebstahl.

Fahrtkostenabrechnung

In der Regel wird ein Unternehmen ein standardisiertes Formular zur Fahrtkostenabrechnung für seine Mitarbeiter bereit halten. Eine Fahrtkostenabrechnung sollte die folgenden Angaben enthalten:

  • Grund/Anlass der Reise
  • Reisedatum
  • genutztes Verkehrsmittel
  • gefahrene Kilometer bzw. 
  • Gesamtkosten
  • ggf. Nachweis der Belege bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel 
  • Name des Fahrers
  • Bankverbindung des Antragstellers
  • Datum des Antrags auf Fahrtkostenerstattung
  • Unterschrift des Antragstellers

Fragen und Antworten

  • Wegen unregelmäßiger Arbeitszeiten fahre ich oft zwischendurch noch einmal nach Hause und habe daher den doppelten Arbeitsweg. Kann ich dann auch die doppelte Pendlerpauschale absetzen oder vom Arbeitgeber ersetzen lassen?
    Nein. Die Pendlerpauschale ist eine Entfernungspauschale. Sie richtet sich nicht danach, wie oft ein Arbeitnehmer zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte pendelt.
  • Kann ich meine Fahrtkostenabrechnung auch nachträglich einreichen? Welche Frist gilt hier?
    In vielen Unternehmen gibt es dazu tarifvertragliche Regelungen. Allgemein gilt die Gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Für den öffentlichen Dienst formuliert § 3 Bundesreisekostengesetz eine Frist von sechs Monaten, in der die Fahrtkostenabrechnung vorliegen muss.


letzte Änderung W.V.R. am 11.02.2021
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  Rechnungswesen-Portal.de, Dejure.org, Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V.
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Birgit Reitz-Hofmann

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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14.12.2017 10:45:24 - Gast

Halle Nikolaos, dafür bekommen Sie Ihren Lohn und haben eigentlich auch Anspruch auf eine tägliche Verpflegungspauschale. Alles Gute
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17.12.2017 13:16:51 - Gast

Arbeitgeber bezahlt monatlich den Betrag was eine Wochenkarte der VVS kosten würde (also 4Wochen) (Das wären umgerechnet auf den KM 0,12€) Beim Finanzamt kann man es ja Steuerlich bis 0,30€ absetzten. Kann man die Differenz dann noch geltend machen?
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03.02.2018 08:37:36 - Gast

Frage: Ich arbeite bei den Ambulanten Dienste und habe mehrfach einige Stunden Pause zwischen meinen Terminen. Ich nutze mein privates Fahrzeug als Dienstfahrzeug. Bei der Fahrkostenabrechnung will mein Arbeitgeber mir jede Pause und neuerlicher Anfahrt zu einem Kunden als privat gefahrene km abziehen. Ist das rechtens? Ich wollte nur 1x die Anfahrt und Rückfahrt zu meiner Wohnung abziehen.... Über eine Antwort würde ich mich freuen. MfG Alb.
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05.02.2018 13:51:31 - Gast

Hallo, das ist nicht leicht zu beurteilen. Hast du eine erste Tätigkeitsstätte? Dann würde dafür die Entfernungspauschale gelten, die du in der Steuererklärung geltend machst. Alle anderen Fahrten wären Dienstfahrten, die am Ort der ersten Tätigkeitsstätte beginnen und enden. Wenn keine feste "erste Tätigkeitsstätte" existiert, dann müssten eigentlich alle Fahrten als Dienstreisen gelten. Dafür gilt dann die Kilometerpauschale, und zwar für jeden gefahrenen Kilometer. Gruß
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28.02.2018 17:05:24 - Gast

Hallo, ich erhalte von meinem Arbeitgeber eine Fahrtkostenerstattung bei Aussendiensttätigkeit. Jetzt war ich 3 Wochen lang an einem Ort eingesetzt der 450 km von meinem Wohnort entfernt ist. Ob wohl ich dié Möglichkeit gehabt hätte, dort auch die Wochenenden zu verbringen bin ich jeweils übers WE nach Hause gefahren. Kann ich mir diese Wochenendheimfahrten auch erstatten lassen? Oder muss ich diese auf meine Kappe nehmen. Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.
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01.03.2018 10:35:17 - HaWeBe

Hallo, ich gehe davon aus, dass du keine erste Tätigkeitsstätte hast und auch am Einsatzort keinen Zweitwohnsitz. Unter diesen Voraussetzungen sind die Heimfahrten ganz normale Reisekosten. Wenn dein Arbeitgeber sie dir nicht erstattet, kannst du sie in der Steuererklärung absetzen. Andere Frage: Wie sieht es mit deiner Unterkunft aus? Hat der Arbeitgeber die auch am Wochenende bezahlt? Das bräuchte er natürlich nicht, wenn du an den Wochenenden gar nicht dort gewohnt hast. Es wäre besser, solche Sachen im Voraus mit dem Arbeitgeber abzuklären. Gruß HaWeBe
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03.03.2018 11:04:30 - Gast

Hallo HaWeBe, vielen Dank für die schnelle Rückmeldung und kompetente Antwort. :klatschen: Das Hotel wurde am Wochenende nicht bezahlt. Da ich noch nicht lange beim Arbeitgeber bin, wollte ich nicht anmaßend sein und die recht hohen Reisekosten einfordern. Ich werde ihn jetzt kontaktieren und fragen, ob er die Kosten übernimmt oder ob diese in der Steuererklärung angeben soll. Sie haben natürlich recht, sowas sollte ich Vorraus geklärt werde. ;) Also nochmals vielen Dank und viele Grüße Petra
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20.06.2018 11:33:40 - IN

Hallo, ich muss berufsbedingt zu Baustellen fahren. Mein Arbeitgeber erstattet mir diese Fahrten auch zurück nur muss ich ihm die Kilometerzahl vorlegen. Meine Frage ist gelten die Kilometer für den Hin- und Rückweg also vom Büro zur Baustelle und von der Baustelle zurück ins Büro? Oder nur eine Strecke? Vielen Dank!
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21.06.2018 11:30:19 - HaWeBe

Hallo IN, da gelten immer die gefahrenen Kilometer, also Hin- und Rückweg. Gruß HaWeBe
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31.10.2018 13:58:15 - neik

Mein AG übernimmt einen gewissen %-Satz meiner Monatskarte (ÖPNV). Jetzt habe ich die erste Abrechnung erhalten und festgestellt, dass auf die erstatteten 150€ die vollen Abgaben (Lohnsteuer, AV, RV, KV/PV nicht da über BBG) berechnet wurden. Ich frage mich nun, ob das so richtig gehandhabt wurde und ob hier nicht die 15% Pauschale greift mit Befreiung der SV-Abgaben? Vielen Dank!
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