Fahrtkosten: Das sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen

Fahrtkosten kann ein Arbeitnehmer sich vom Arbeitgeber ersetzen lassen oder von der Steuer absetzen. Für den Arbeitgeber sind Fahrtkosten von Mitarbeitern als Betriebskosten steuerlich absetzbar.

Wenn ein Arbeitnehmer ein Beförderungsmittel benutzt, um dienstliche Wege zurückzulegen, entstehen ihm Fahrtkosten. Auf diesen Kosten soll er nicht sitzen bleiben. Wege, die durch die Arbeit veranlasst sind, lassen sich in drei Fälle unterteilen: 

  1. Der tägliche Weg in die Firma und zurück nach Hause.
  2. Familienheimfahrten bei Wochenendpendlern (Doppelte Haushaltsführung).
  3. Wege zu Auswärtstätigkeiten im Auftrag des Arbeitgebers.

Diese Fahrten kann der Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten von der Steuer absetzen oder er bekommt sie vom Arbeitgeber erstattet.

1.Tägliche Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte (ab 2014 "erste Arbeitsstätte")

Kosten für den Arbeitsweg setzt der Arbeitnehmer über die Pendlerpauschale ab. Dafür ermittelt er die Entfernung zur Arbeitsstelle. Dann kann er für jeden Tag, an dem er die Arbeitsstätte aufgesucht hat, pro Kilometer 30 Cent ansetzen, ab dem 21. Kilometer sind 35 Cent anzusetzen. Dabei zählt die Entfernung, nicht die gefahrenen Kilometer. Außerdem muss der Arbeitnehmer den kürzesten Weg wählen. Wer einen längeren Weg wählt, muss sich auf Nachfragen seines Finanzamtes einstellen und genau begründen können, warum der längere Weg beispielsweise die Fahrtzeit verkürzt. Arbeitnehmer können die Pendlerpauschale nur bis zu einer Höhe von 4.500 Euro im Kalenderjahr in Anspruch nehmen. Das hat der Gesetzgeber in § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG so geregelt. 

2. Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung 

Wer weit weg vom eigentlichen Wohnsitz arbeitet, kann ebenfalls die Pendlerpauschale in Anspruch nehmen. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall eine Heimfahrt pro Woche von der Steuer absetzen. Voraussetzung: Er muss eine doppelte Haushaltsführung gemeldet haben. Auch hier gilt die einfache Entfernung. Der Anspruch gilt auch, wenn in Wirklichkeit gar keine Fahrtkosten entstanden sind, weil der Wochenendpendler beispielsweise eine kostenlose Mitfahrgelegenheit hat. Das hat im April 2013 der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden (Az. VI R 29/12).

Achtung! Übernimmt der Arbeitgeber die Fahrtkosten, geht auch der Steuervorteil auf ihn über. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall keine Pendlerpauschale mehr absetzen. 

3. Fahrtkosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit

Dienstfahrten übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Fahrtkosten seiner Mitarbeiter sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die realen Kosten ersetzen, die diesem entstehen, wenn er für Dienstfahrten sein eigenes Auto benutzt. Er kann aber auch mit Kilometerpauschalen arbeiten. Das ist der einfache Weg, der sich durchgesetzt hat. 

Standardisierte Kilometerpauschale

Folgende Kilometerpauschalen akzeptiert das Finanzamt anstandslos und ohne Nachweis:

  • Auto: 0,30 Euro je Fahrtkilometer
  • Motorrad oder Moped: 0,20 Euro je Fahrtkilometer


Tatsächliche Kosten berechnen

Will der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt die tatsächlichen Kosten seiner Dienstfahrten ersetzt haben, berechnet er zunächst die Gesamtkosten seines Fahrzeugs. Wichtig: Bei der Berechnung des Wertverlustes muss der Arbeitnehmer eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde legen. Er kann also 16,66 % des Kaufpreises als Wertverlust anrechnen.

Achtung! Diese Kosten müssen nachgewiesen werden. Das macht die Sache auch für den Arbeitnehmer aufwendig.

Von diesen Gesamtkosten kann der Arbeitnehmer

  • den Anteil der Dienstfahrten ansetzen - entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten an der Gesamtfahrleistung.
  • eine individuelle Kilometerpauschale ansetzen, die er aus den Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtfahrleistung eines Jahres ermittelt.


In beiden Fällen müssen Dienstfahrten anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Mit den Pauschalen werden grundsätzlich alle mit dem Betrieb eines Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgedeckt (beispielsweise Aufwendungen für eine Garage, Kreditzinsen, Reifen, Fahrzeugpflege). Weiterhin decken diese Pauschalen auch Kosten bezüglich Parkgebühren, sowie die Aufwendungen für Fahrzeug-Versicherungen.

Neben den Kilometersätzen können auch nicht vorhersehbare Kosten, die während einer Dienstfahrt eines Arbeitnehmers mit dem eigenen Personenkraftwagen entstanden sind, steuerfrei erstattet werden. Hierzu gehören Aufwendungen zur Beseitigung von Unfallschäden, Aufwendungen infolge eines Schadens durch Fahrzeugdiebstahl.

Fahrtkostenabrechnung

In der Regel wird ein Unternehmen ein standardisiertes Formular zur Fahrtkostenabrechnung für seine Mitarbeiter bereit halten. Eine Fahrtkostenabrechnung sollte die folgenden Angaben enthalten:

  • Grund/Anlass der Reise
  • Reisedatum
  • genutztes Verkehrsmittel
  • gefahrene Kilometer bzw. 
  • Gesamtkosten
  • ggf. Nachweis der Belege bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel 
  • Name des Fahrers
  • Bankverbindung des Antragstellers
  • Datum des Antrags auf Fahrtkostenerstattung
  • Unterschrift des Antragstellers

Fragen und Antworten

  • Wegen unregelmäßiger Arbeitszeiten fahre ich oft zwischendurch noch einmal nach Hause und habe daher den doppelten Arbeitsweg. Kann ich dann auch die doppelte Pendlerpauschale absetzen oder vom Arbeitgeber ersetzen lassen?
    Nein. Die Pendlerpauschale ist eine Entfernungspauschale. Sie richtet sich nicht danach, wie oft ein Arbeitnehmer zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte pendelt.
  • Kann ich meine Fahrtkostenabrechnung auch nachträglich einreichen? Welche Frist gilt hier?
    In vielen Unternehmen gibt es dazu tarifvertragliche Regelungen. Allgemein gilt die Gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Für den öffentlichen Dienst formuliert § 3 Bundesreisekostengesetz eine Frist von sechs Monaten, in der die Fahrtkostenabrechnung vorliegen muss.


letzte Änderung W.V.R. am 11.02.2021
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  Rechnungswesen-Portal.de, Dejure.org, Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V.
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Birgit Reitz-Hofmann

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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22.03.2016 08:45:20 - HaWeBe

Hallo, [QUOTE]Gast schreibt: Besteht in folgendem Fall Anspruch auf Erstattung der Fahrtkosten vom Arbeitgeber: Teilnahme an einem vom Arbeitgeber bezahlten Seminar, das in einem Hotel stattfindet, das auf dem Weg vom Wohnort zum Arbeitsplatz liegt. Das heißt, die Fahrt zum Arbeitsplatz ist länger als die Fahrt zum Seminar. Die Fahrt findet mit dem privaten PKW statt. Der Arbeitnehmer hat also niedrigere Kosten als wenn er zum Arbeitsplatz gefahren wäre, wofür er vom Arbeitgeber keine Erstattung erhält. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden bei der Steuererklärung geltend gemacht. Gibt es hier eine gesetzliche Regelung, auf die man sich beziehen kann, ob in dem beschriebenen Fall Anspruch auf km-Geld besteht? Vielen Dank![/QUOTE] Dienstfahrten beginnen und enden immer an der ersten Tätigkeitsstätte. Eine Fahrt zum Seminar zählt dazu. Gruß HaWeBe
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22.03.2016 08:48:11 - HaWeBe

Hallo, [QUOTE]Gast schreibt: Hallo, habe täglich eine Strecke von 60km zu fahren (einfach), bekomme diese aber nicht vom Arbeitgeber zurück erstattet. Gibt es noch einen anderen Weg, außer das Spritgeld bei der Steuererklärung abzugeben? Das dauert mir nämlich zu lange. [/QUOTE] Diese Frage solltest du einem Steuerberater stellen. In der Regel gilt die Pendlerpauschale. Dass der Arbeitgeber die nicht ersetzt, ist üblich. Gruß HaWeBe
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30.04.2016 16:56:28 - berliner

das finanzamt bezahlt mir ohne nachweis nur 230 fahrten zur arbeit und mein arbeitgeber bescheinigt mir ebenfalls nur 230 tage . ist es möglich die arbeitstage anders nachzuweisen und wenn nicht kann ich meinen arbeitgeber gerichtlich dazu zwingen mir eine korrekte bescheinigung auszustelen? mir gehen nichnur fahrtkosten für mehr als 30 tage verloren sondern auch verpflegungsmehraufwendungen.
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23.05.2016 22:19:29 - delal

Hallo. Kann ich meine Ausbildungsfahrtkosten von 2011-2013 geltend machen? Kenne mich da nicht aus, ist vielleicht eine lustige Frage weil es so lang her ist :) Dankee
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24.05.2016 08:23:20 - wvr

Liebe Leser, wir bitten um Ihr Verständnis, dass es uns nicht erlaubt ist, im Einzelfall Steuer- oder Rechtsberatung anzubieten. Fragen zu Einzelfällen stellen Sie deshalb bitte in unserem Forum. Dort können sie von anderen Nutzern gefunden und beantwortet werden. Vielen Dank Die Redaktion
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02.06.2016 21:54:38 - Gast

Kann ich die Pendlerpauschale geltend machen wenn ich ein Dienstwagen ohne privatnutzung habe ?
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08.06.2016 09:44:33 - wvr

Liebe Leser, Bitte nutzen Sie die Kommentare nur für Anmerkungen direkt zum Artikel. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir nicht in Einzelfällen Hilfe leisten können. Fragen zu Einzelfällen stellen Sie deshalb bitte in unserem Forum. Dort können sie von anderen Nutzern gefunden und beantwortet werden. Vielen Dank Die Redaktion
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29.08.2016 14:25:29 - Ralf Richter

Hallo, mein Arbeitgeber zahlt mir Reisekosten in Form von Spritgeld (auch für Privat) und Verpflegungsmehraufwand. Ebenso eine Pauschale monatlich für die private KFZ Nutzung. Die Vorlage fürs Finanzamt bescheinigt mir das ich 7408km gefahren bin und der AG mir dafür 1110€ an Sprit gezahlt hat. Wenn ich jetzt aber die KM Pauschale von 0,30ct/km ansetzte komme ich auf eineBetrag von 2220€ Kann ich die Differenz dan steuerlich noch geltend machen? Vielen Dank
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19.09.2016 10:08:04 - Gast

Hallo, wir kann ich die Pendlerpauschale abrechnen, wenn ich die ersten 30 km mit meinem eigenen PKW fahre und dann mit einem Kollegen die restlichen 50 km fahre - außer Urlaub/Krankheit eigentlich regelmäßig? Vielen Dank
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19.09.2016 10:29:34 - Tom

Hallo, dem Finanzamt ist das vollkommen egal, wie du die Strecke zurücklegst. Auch in Fahrgemeinschaften können alle Teilnehmer die volle Pendlerpauschale absetzen. Greetz, der Tom
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18.11.2016 06:47:15 - c.boehnke

Guten Tag, ich fahre mit meinem PKW oft von zu Hause zu Kunden und dann wieder nach Hause oder in die Firma. Genauso fahre ich von der Firma aus zu Kunden und dann nach Hause. Welche Strecken kann ich mit 0,30 € vom Arbeitgeber erstattet bekommen? Danke für eure Hilfe.
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18.11.2016 08:06:19 - Calc

Hallo, alle Fahrten zu Kunden sind Dienstfahrten und daher erstattungsfähig. Dienstfahrten beginnen und enden jeweils am Arbeitsort. Die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte setzen Sie über die Pendlerpauschale ab. Gruß Calc
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18.11.2016 10:17:14 - c.boehnke

Danke für die Antwort. Wenn ich aber direkt zum Kunden fahre und dann direkt wieder nach hause, dann muss ich trotzdem immer von der Firma aus rechnen? Beispiel: Fahrt von mir zum Kunden = 60 km pro Strecke (diese mache ich auch tatsächlich) Fahrt vom der Firma zum Kunden = 80 km pro Strecke (nach der Lösung von Calc) Ich kann dann also 80 km * 2 = 160 km abrechnen?
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18.11.2016 10:37:57 - Calc

Hallo, ich habe auch noch einmal nachgelesen. Muss mich korrigieren. Geht doch. Ich würde trotzdem empfehlen, einen Steuerberater zu fragen. Denn für Tage, an denen die Geschäftsreise an der Wohnungstür beginnt, fiele ja eigentlich die Pendlerpauschale aus. Gruß Calc
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26.12.2016 12:06:41 - Gast

Hallo, Ich hätte eine Frage. Wie mache ich das, wenn der Arbeitgeber mir bis Oktober den Sprit gezahlt hat und danach nicht mehr? Kann ich das von der Steuer absetzen, also November und Dezember und wenn ja, wie soll ich damit verfahren?
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23.02.2017 21:32:18 - Gastjuffi

Hallo,ich fahre Täglich mit meinem privaten Pkw für Arbeitgeber 32km und erhalte laut Arbeitsvertrag nur 25cent.Die Restlichen 5cent kann ich beim Finanzamt geltend machen?Bekomme allerdings nichts vom Finanzamt wieder,weil ich die Pauschale nicht erreiche.Ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet 30Cent zu bezahlen?Wer übernimmt eigentlich einen Kfz Schaden, wenn ich mir eine Beulewährend der Arbeit ins Auto fahre?Vielen Dank schon mal
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24.02.2017 13:26:25 - Gast

Hallo Gastjuffi, so unfair das ist, es ist rechtlich einwandfrei. Der Gesetzgeber verpflichtet den Arbeitgeber nicht zu einer Kilometerpauschale von 30 Cent. Den Rest kannst du dir über die Werbungskosten wiederholen. Aber dort über den Pauschalbetrag zu kommen, ist für einen normalen Arbeitnehmer nicht einfach. Gast
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29.05.2017 08:26:40 - Joe

Guten Tag, Fahrtkostenerstattung über das Finanzamt geltend machen, ist gut und schön, aber bei einem Brutto Stundenlohn von 9,00 € bei Einsatzwechseltätigkeit in einem Teilzeitvertrag steht in keiner Relation, insbesondere, wenn man Anfahrtswege von ca. 100 km in Kauf nehmen muss. Den Arbeitgeber interessiert das nicht und zahlt auch keinen Fahrtkostenzuschuss. Und nu kommt´s: Das Finanzamt hat im Rahmen der Lohnsteuerberechnung unangenehme Fragen gestellt: Z.B. ob ich noch Geld mitbringen muss, damit ich zur Arbeit darf. Es gibt weder ein Firmenfahrzeug, noch kann ich öfftl. Verkehrsmittel in Anspruch nehmen, da bei einer Einsatzwechseltätigkeit im Bereich der Behindertenassistenz die Kunden in ganz Nordrhein-Westfalen zu betreuen sind. Ebenso unterliege ich der Einsatzbereitschaft/Alarmierung.
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12.12.2017 10:46:20 - Gast

[QUOTE]Gast schreibt: Hallo, Ich erhalte von meinem Arbeitgeber einen fahrkostenzuschuss von 100€ monatlich. Der einfache Entfernungsweg zw. Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 38km. Meine Frage ist ob es für mich besser wäre wenn ich den Zuschuss nicht annehme, da ich ja mein Fahrtenweg als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen kann? [/QUOTE]
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13.12.2017 14:51:17 - Nikolaos Balaskas

Hello.Ich bin einer Sicherheitsmitarbeiter springer. Fahre fuer die Arbeit mit Dienstwagen fast taeglich 200 bis 400km hin und zurueck.Ich habe 17 verschindene Arbeitsplaeze.Am meistens 12st Arbeit plus 3-4st fahrerei.Habe ich was zum bekommen fuer die Fahrzeit?Vielen Dank,Nikolaos.
[ Zitieren | Name ]
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